Anexo de Tratamiento de Datos Personales

Versión 5 · vigente desde el 6 de agosto de 2026. Esta versión reemplaza la versión 4 para los tratamientos nuevos y los acuerdos que la incorporen expresamente.

1. Partes y roles

La copropiedad beneficiaria del Servicio es el Responsable de los datos de residentes, propietarios, visitantes, proveedores y personal. LYRA VENTURES S.A.S. (HolaJuntos), NIT 902.013.007-1, es el Encargado y solo trata esos datos por cuenta, bajo instrucciones documentadas y para las finalidades del Responsable. Una administradora externa que contrate o pague el servicio no se convierte por ello en Responsable, salvo que acredite esa calidad frente a la copropiedad.

2. Instrucciones, finalidades y límites

HolaJuntos trata los datos necesarios para cartera, comunicaciones, PQRS, reservas, portería, mudanzas, asambleas, mantenimiento, soporte y Mateo. Puede tratar identificación, contacto, unidad, vehículos, accesos, pagos, solicitudes, mensajes, documentos y evidencias que el Responsable cargue u ordene tratar.

HolaJuntos no vende, cede ni explota comercialmente los datos del Cliente; tampoco los usa para entrenar modelos de IA. Los modelos solo procesan la solicitud dentro de la configuración empresarial contratada, sin entrenamiento con datos del Cliente.

3. Obligaciones del Encargado

• Tratar los datos solo para las finalidades e instrucciones documentadas.
• Mantener medidas técnicas y organizativas proporcionales: TLS, acceso por rol, aislamiento por conjunto, trazabilidad y respaldos cifrados.
• Exigir confidencialidad a personal y subencargados.
• Asistir razonablemente al Responsable con solicitudes de titulares, incidentes y requerimientos de autoridad.
• Informar al Responsable sin demora injustificada y, a más tardar, dentro de setenta y dos (72) horas de detectar un incidente que pueda afectar datos personales, con la información disponible y las medidas de contención.
• No incorporar un subencargado que trate datos personales sin actualizar este anexo y avisar con al menos treinta (30) días calendario, salvo sustitución urgente por seguridad o continuidad. En ese caso avisará tan pronto sea razonablemente posible y el Responsable podrá terminar el servicio sin penalidad si una objeción razonable no puede mitigarse.

4. Obligaciones del Responsable

El Responsable garantiza base legal y, cuando corresponda, autorización de titulares; entrega avisos de privacidad; define sus instrucciones; verifica identidad de quien ejerce derechos; y atiende consultas y reclamos dentro de los plazos legales. Una solicitud recibida por HolaJuntos se deja en expediente y se traslada al Responsable sin demora injustificada. El Responsable documenta la respuesta y las razones de cualquier conservación legal.

5. Subencargados autorizados

• Contabo GmbH: alojamiento de la aplicación y base de datos.
• Cloudflare: proxy, protección y terminación TLS.
• Microsoft Azure Service Bus: cola de mensajes en tránsito.
• Microsoft Azure Blob Storage: almacenamiento de documentos y soportes de la plataforma.
• Microsoft Azure Key Vault: custodia de secretos y claves de aplicación; no es un repositorio funcional de expedientes.
• Meta Platforms / WhatsApp Cloud API y Zavu: mensajería de Mateo.
• OpenAI y Google (Gemini): lenguaje, transcripción y extracción de texto bajo configuración sin entrenamiento con los datos del Cliente.
• MercadoPago: pagos que se acreditan en la cuenta propia de la copropiedad.
• Resend y, si se configura, un proveedor SMTP de respaldo: correo transaccional.

Las copias de respaldo externas se almacenan cifradas bajo control de HolaJuntos; el destinatario de respaldo no recibe la identidad privada de cifrado ni instrucciones para tratar los datos.

6. Transmisiones y transferencias internacionales

Cuando un subencargado procese fuera de Colombia, las partes distinguen transmisión y transferencia según su función real. HolaJuntos exige obligaciones contractuales de tratamiento por cuenta del Responsable cuando corresponda y aplica las garantías, autorizaciones, evaluaciones y medidas apropiadas exigidas por la normativa colombiana. Este anexo no elimina los deberes legales de ninguna parte.

7. Solicitudes, auditoría e incidentes

El Responsable puede solicitar información razonable de cumplimiento por [email protected], sin exigir revelación de controles que comprometan la seguridad o información de otros clientes. Las operaciones sensibles se registran en un historial de auditoría inmutable. Ante un incidente, HolaJuntos coopera para investigar, contener, documentar y comunicar lo que corresponda.

8. Portabilidad, devolución y eliminación

Al terminar el Servicio, el Responsable puede pedir dentro de treinta (30) días calendario una exportación de los datos operativos y archivos originales disponibles en formatos razonablemente interoperables, incluidos CSV o JSON cuando apliquen. HolaJuntos la pondrá a disposición sin cargo adicional dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud. Luego devolverá o eliminará los datos, salvo los que deba conservar por obligación legal.

Se conserva por cinco (5) años la evidencia contractual mínima (versión y huella SHA-256 de documentos aceptados, fecha, identidad, correo, IP y agente de usuario) únicamente para acreditar lo pactado o defender una reclamación. Los datos transitorios siguen los plazos técnicos publicados en la Política de Privacidad.

9. Vigencia

Este anexo rige durante todo tratamiento por cuenta de la copropiedad y sobrevive en lo necesario para confidencialidad, seguridad, devolución, eliminación y conservación legal.