Cómo se hace cada cosa en HolaJuntos
Cada flujo explicado con lo mismo: dónde queda, quién puede hacerlo, el paso a paso, qué pasa después y en qué se equivoca todo el mundo la primera vez.
Cobros
Cargar la cartera inicial
Cómo registrar lo que cada apartamento debía el día que el conjunto entró a HolaJuntos, para que los estados de cuenta no arranquen en cero.
Ver cómo se hace →Cobrar agua, gas o energía por medidor
Cuando el conjunto tiene contadores por unidad, aquí se define la tarifa, se registra la lectura de cada mes y el consumo entra en la cuenta de cobro.
Ver cómo se hace →Cobrar el canon de arrendamiento de un local
Cómo cobrar en una sola cuenta de cobro la administración de cada local y el canon de arrendamiento con su IVA en renglón aparte.
Ver cómo se hace →Habilitar el pago en línea
Cómo dejar que los residentes paguen con tarjeta o PSE desde su portal, y dónde se ven esos pagos.
Ver cómo se hace →Cobrar una derrama (cuota extraordinaria)
Cómo repartir un gasto extraordinario entre todas las unidades, en una o varias cuotas, y cómo deshacerlo si quedó mal.
Ver cómo se hace →Conciliar el extracto del banco
Cómo cruzar los movimientos del banco con la cartera para saber qué pago corresponde a qué unidad.
Ver cómo se hace →Condonar intereses de mora
Cómo aplicar una amnistía de intereses aprobada por la asamblea, sin tocar el capital y dejando el acta como soporte.
Ver cómo se hace →Configurar el descuento por pronto pago
Cómo ofrecer un descuento a quien paga la cuota de administración antes de una fecha, y cómo se aplica solo cuando el pago llega a tiempo.
Ver cómo se hace →Configurar la cuota, la mora y los coeficientes
Cómo se calcula la cuota de administración, cuál es la fecha límite y la mora, y qué soporte exige cada cambio: el acta del presupuesto para el valor, el reglamento para la fecha, la mora y los coeficientes.
Ver cómo se hace →Devolver un saldo a favor
Qué hacer cuando un apartamento pagó de más o se le cobró algo que no debía, y hay que devolverle la plata.
Ver cómo se hace →Emitir un recibo de caja
El comprobante que se le entrega al residente por un pago recibido, y cómo anularlo si salió mal.
Ver cómo se hace →Cobros: dónde está cada cosa
Una sola sección para lo que se cobra, lo que entra y quién debe: qué hay en cada pestaña, qué puede hacer cada rol y dónde quedaron las pantallas de antes.
Ver cómo se hace →Generar las cuotas del mes
Cómo emitir el cobro de administración de todas las unidades de un período, revisar la cuenta de cobro de cada una y corregirlo si salió mal.
Ver cómo se hace →Hacer un acuerdo de pago
Cómo pactar un calendario con quien está en mora, congelando los intereses mientras lo cumpla.
Ver cómo se hace →Publicar los medios de pago del conjunto
Cómo agregar las cuentas bancarias, Nequi, Daviplata, llaves Bre-B y enlaces de pago (como el portal de recaudo del banco) que ven los residentes, la cuenta de cobro y Mateo.
Ver cómo se hace →Registrar un pago que llegó
Cómo aplicar a la cartera un pago que hizo un residente por transferencia, consignación o efectivo, y cómo aprobar los que reportan los residentes.
Ver cómo se hace →Revisar la cartera y la mora
Quién debe, cuánto y hace cuánto; y qué hacer con la cartera vencida antes de que se vuelva jurídica.
Ver cómo se hace →Comunidad
Hacer una encuesta
Cómo consultarle algo a los residentes y leer el resultado, sin que se confunda con una votación de asamblea.
Ver cómo se hace →Invitar a Mateo y solicitar autorización de datos
Cómo revisar, programar y seguir las invitaciones de Mateo sin que la administración acepte datos por un residente.
Ver cómo se hace →Publicar un comunicado
Cómo enviarle un aviso a todo el conjunto o a un grupo, y qué hacer si a alguien no le llegó.
Ver cómo se hace →Publicar un documento del conjunto
Dónde se guardan el reglamento, el manual de convivencia, las actas y los estados financieros para que los residentes los consulten.
Ver cómo se hace →Registrar las mascotas del conjunto
Qué mascotas hay en el conjunto y de quién son, para responder la pregunta que siempre aparece.
Ver cómo se hace →Registrar los vehículos del conjunto
Qué carros y motos hay, de qué unidad son y para qué sirve tenerlo al día en portería.
Ver cómo se hace →Registrar un residente
Cómo dar de alta a una persona en su unidad, por qué el celular y el correo son críticos, y qué hacer cuando alguien se va.
Ver cómo se hace →Responder los mensajes de los residentes
El chat directo con los residentes desde el panel: cuándo usarlo y cuándo convertirlo en una PQRS.
Ver cómo se hace →Atender una solicitud, queja o reclamo
Cómo recibir, asignar y responder un caso de un residente dentro del plazo, dejando el rastro completo.
Ver cómo se hace →Conjunto
Atender una solicitud de datos personales
Qué hacer cuando un residente pide ver, corregir o eliminar sus datos, y en qué plazos, según la Ley 1581.
Ver cómo se hace →Cargar las unidades y los residentes desde un Excel
La carga inicial del conjunto en un solo archivo: qué columnas lleva, qué revisa la plataforma antes de guardar y cómo corregir el archivo cuando algo está mal.
Ver cómo se hace →Completar los datos del conjunto
NIT, dirección, ciudad, contacto de la administración, representante legal y logo: lo que sale impreso en cuentas de cobro, recibos, paz y salvos e informes.
Ver cómo se hace →Cambio de administrador del conjunto
Cuando la asamblea elige la administración definitiva, la constructora (o el administrador saliente) le entrega el conjunto desde aquí, con el informe de entrega y el cierre de sus accesos.
Ver cómo se hace →Expedir el paz y salvo oficial para la notaría
El paz y salvo que exige la notaría para escriturar una venta lo expide el representante legal desde la ficha de la unidad; esto es lo que lleva y por qué a veces no deja expedirlo.
Ver cómo se hace →Dar acceso a alguien del equipo
Cómo invitar al contador, al consejo o a portería con el rol correcto, cómo corregir su nombre o su correo, y por qué no se comparten usuarios.
Ver cómo se hace →Leer el tablero del día
La primera pantalla al entrar: qué está pendiente hoy y qué necesita atención ya.
Ver cómo se hace →Ver y pagar la suscripción a HolaJuntos
Qué paga el conjunto por usar HolaJuntos, cómo leer el acuerdo comercial y los días de prueba, cómo cambiar el medio de pago y qué pasa si se atrasa.
Ver cómo se hace →Pasar del panel a mi apartamento
Si trabajas en el conjunto y también vives en él, vincula tus dos cuentas una vez y pasa del panel a tu portal de residente con un clic.
Ver cómo se hace →Poner en marcha el conjunto
La guía de configuración que lleva paso a paso desde el conjunto vacío hasta el primer cobro, con el estado de cada requisito.
Ver cómo se hace →Registrar la entrega de unidades de un conjunto nuevo
En un conjunto recién construido, la constructora administra hasta entregar el 51 % de los coeficientes; así se registran las entregas y se ve cuándo se llega a ese punto.
Ver cómo se hace →Crear y mantener las unidades del conjunto
Las unidades y sus coeficientes son la base de todo el cobro; así se crean, se corrigen y qué mirar antes de generar la primera cuota.
Ver cómo se hace →Convivencia
Finanzas
Conectar el sistema contable del conjunto
Cómo conectar Alegra o Siigo para que la contabilidad del mes se envíe sola, qué se necesita antes y por qué el archivo sigue disponible.
Ver cómo se hace →Controlar las cuentas por pagar
Cómo registrar las facturas que el conjunto debe, para saber qué hay que pagar este mes antes de que venza.
Ver cómo se hace →Emparejar las cuentas con Alegra
Qué hacer cuando un envío se rechaza porque a una cuenta le falta su pareja en Alegra: elegirla a mano por su nombre, aunque no tenga código.
Ver cómo se hace →Entregarle la contabilidad al contador
Cómo mapear las cuentas una sola vez, revisar que el mes cuadre y entregar el archivo que el contador importa a su software.
Ver cómo se hace →Preparar el informe mensual de gestión
El resumen del mes para el consejo: cartera, mudanzas, órdenes de trabajo, PQRS, mantenimiento y contratos por vencer.
Ver cómo se hace →Registrar un gasto de la copropiedad
Dónde se registran los pagos que hace el conjunto —ACPM de la caldera, energía comunal, vigilancia, aseo— para que queden en el libro y en el informe de la asamblea.
Ver cómo se hace →Revisar cuánto se gastó cada mes
La tabla que muestra cada concepto abierto mes por mes, para ver en qué mes se disparó un gasto y no solo cuánto costó en el año.
Ver cómo se hace →Gobierno
Hacer una asamblea de copropietarios
Crear la asamblea, registrar la asistencia con su coeficiente, votar desde el celular y dejar el acta con su constancia.
Ver cómo se hace →Registrar el soporte de una decisión
Cómo dejar cargada el acta que aprobó el presupuesto, una cuota extraordinaria o una derrama, o la escritura del reglamento, que es lo que habilita cobrarla.
Ver cómo se hace →Operación
Administrar los parqueaderos
Cupos propios, parqueadero de visitantes y rotación de los comunales, con sus reglas.
Ver cómo se hace →Ver y gestionar las reservas y las solicitudes de particulares
Dónde se ven las reservas que hicieron los residentes, cómo crear una a mano, cómo cancelarla y dónde queda la bandeja de solicitudes de particulares que llegan por el código QR.
Ver cómo se hace →Controlar contratos y proveedores
Dónde viven los contratos de vigilancia, aseo y ascensores, con sus vencimientos y su expediente.
Ver cómo se hace →Autorizar y controlar una remodelación
El expediente de una obra dentro de un apartamento: quién la autorizó, qué personal entra y qué respaldos quedan.
Ver cómo se hace →Crear y seguir una orden de trabajo
Cómo convertir un daño reportado en un trabajo con responsable, costo y evidencia de que quedó hecho.
Ver cómo se hace →Definir los tiempos de respuesta por área
Cuánto tiempo tiene cada área para responder una solicitud, y qué pasa cuando se pasa del plazo.
Ver cómo se hace →Autorizar una mudanza
Cómo se piden, se aprueban y se controlan las mudanzas, con las reglas que fije el conjunto.
Ver cómo se hace →Llevar la bitácora de los equipos
El registro de lo que se le ha hecho a cada equipo del conjunto, que es lo que se pide cuando algo falla o cuando se vende un inmueble.
Ver cómo se hace →Programar el mantenimiento preventivo
Cómo dejar programado lo que se repite —ascensores, bombas, extintores, tanques— para que el sistema avise antes de que se venza.
Ver cómo se hace →Recibir reservas de particulares por QR
Cómo publicar el código QR para que alguien de fuera del conjunto pida una zona común, y qué pasa con la franja y con el dinero mientras decides.
Ver cómo se hace →Registrar un activo del conjunto
El inventario de lo que hay que cuidar: ascensores, bombas, motores, tanques. Base del mantenimiento y de las órdenes de trabajo.
Ver cómo se hace →Configurar y gestionar las reservas de zonas comunes
Cómo dar de alta el salón social, la piscina o el BBQ con sus reglas y horarios, para que los residentes reserven solos desde su portal.
Ver cómo se hace →