HolaJuntosCómo se hace cada cosa en HolaJuntos
Cada flujo explicado con lo mismo: dónde queda, quién puede hacerlo, el paso a paso, qué pasa después y en qué se equivoca todo el mundo la primera vez.
Cartera y cuotas
Cargar la cartera inicial
Cómo registrar lo que cada apartamento debía el día que el conjunto entró a HolaJuntos, para que los estados de cuenta no arranquen en cero.
Ver cómo se hace →Cobrar agua o gas por medidor
Cuando el conjunto tiene contadores por apartamento, aquí se define la tarifa, se registra la lectura de cada mes y el consumo entra en la cuota.
Ver cómo se hace →Habilitar el pago en línea
Cómo dejar que los residentes paguen con tarjeta o PSE desde su portal, y dónde se ven esos pagos.
Ver cómo se hace →Conciliar el extracto del banco
Cómo cruzar los movimientos del banco con la cartera para saber qué pago corresponde a qué unidad.
Ver cómo se hace →Condonar intereses de mora
Cómo aplicar una amnistía de intereses aprobada por la asamblea, sin tocar el capital y dejando el acta como soporte.
Ver cómo se hace →Devolver un saldo a favor
Qué hacer cuando un apartamento pagó de más o se le cobró algo que no debía, y hay que devolverle la plata.
Ver cómo se hace →Emitir un recibo de caja
El comprobante que se le entrega al residente por un pago recibido, y cómo anularlo si salió mal.
Ver cómo se hace →Generar las cuotas del mes
Cómo emitir el cobro de administración de todas las unidades de un período, y cómo corregirlo si salió mal.
Ver cómo se hace →Hacer un acuerdo de pago
Cómo pactar un calendario con quien está en mora, congelando los intereses mientras lo cumpla.
Ver cómo se hace →Registrar un pago que llegó
Cómo aplicar a la cartera un pago que hizo un residente por transferencia, consignación o efectivo.
Ver cómo se hace →Revisar la cartera y la mora
Quién debe, cuánto y hace cuánto; y qué hacer con la cartera vencida antes de que se vuelva jurídica.
Ver cómo se hace →Comunidad
Hacer una encuesta
Cómo consultarle algo a los residentes y leer el resultado, sin que se confunda con una votación de asamblea.
Ver cómo se hace →Publicar un comunicado
Cómo enviarle un aviso a todo el conjunto o a un grupo, y qué hacer si a alguien no le llegó.
Ver cómo se hace →Publicar un documento del conjunto
Dónde se guardan el reglamento, el manual de convivencia, las actas y los estados financieros para que los residentes los consulten.
Ver cómo se hace →Registrar las mascotas del conjunto
Qué mascotas hay en el conjunto y de quién son, para responder la pregunta que siempre aparece.
Ver cómo se hace →Registrar los vehículos del conjunto
Qué carros y motos hay, de qué unidad son y para qué sirve tenerlo al día en portería.
Ver cómo se hace →Registrar un residente
Cómo dar de alta a una persona en su unidad, por qué el celular y el correo son críticos, y qué hacer cuando alguien se va.
Ver cómo se hace →Responder los mensajes de los residentes
El chat directo con los residentes desde el panel: cuándo usarlo y cuándo convertirlo en una PQRS.
Ver cómo se hace →Atender una solicitud, queja o reclamo
Cómo recibir, asignar y responder un caso de un residente dentro del plazo, dejando el rastro completo.
Ver cómo se hace →Conjunto
Atender una solicitud de datos personales
Qué hacer cuando un residente pide ver, corregir o eliminar sus datos, y en qué plazos, según la Ley 1581.
Ver cómo se hace →Completar los datos del conjunto
NIT, dirección, logo y datos de contacto: lo que sale impreso en cuentas de cobro, recibos e informes.
Ver cómo se hace →Dar acceso a alguien del equipo
Cómo invitar al contador, al consejo o a portería con el rol correcto, y por qué no se comparten usuarios.
Ver cómo se hace →Leer el tablero del día
La primera pantalla al entrar: qué está pendiente hoy y qué necesita atención ya.
Ver cómo se hace →Ver y pagar la suscripción a HolaJuntos
Qué paga el conjunto por usar HolaJuntos, cómo cambiar el medio de pago y qué pasa si se atrasa.
Ver cómo se hace →Poner en marcha el conjunto
La guía de configuración que lleva paso a paso desde el conjunto vacío hasta el primer cobro, con el estado de cada requisito.
Ver cómo se hace →Crear y mantener las unidades del conjunto
Las unidades y sus coeficientes son la base de todo el cobro; así se crean, se corrigen y qué mirar antes de generar la primera cuota.
Ver cómo se hace →Convivencia
Finanzas
Controlar las cuentas por pagar
Cómo registrar las facturas que el conjunto debe, para saber qué hay que pagar este mes antes de que venza.
Ver cómo se hace →Preparar el informe mensual de gestión
El resumen del mes para el consejo: cartera, mudanzas, órdenes de trabajo, PQRS, mantenimiento y contratos por vencer.
Ver cómo se hace →Registrar un gasto de la copropiedad
Dónde se registran los pagos que hace el conjunto —ACPM de la caldera, energía comunal, vigilancia, aseo— para que queden en el libro y en el informe de la asamblea.
Ver cómo se hace →Revisar cuánto se gastó cada mes
La tabla que muestra cada concepto abierto mes por mes, para ver en qué mes se disparó un gasto y no solo cuánto costó en el año.
Ver cómo se hace →Gobierno
Operación
Administrar los parqueaderos
Cupos propios, parqueadero de visitantes y rotación de los comunales, con sus reglas.
Ver cómo se hace →Ver y gestionar las reservas
Dónde se ven las reservas que hicieron los residentes, cómo crear una a mano y cómo cancelarla.
Ver cómo se hace →Controlar contratos y proveedores
Dónde viven los contratos de vigilancia, aseo y ascensores, con sus vencimientos y su expediente.
Ver cómo se hace →Autorizar y controlar una remodelación
El expediente de una obra dentro de un apartamento: quién la autorizó, qué personal entra y qué respaldos quedan.
Ver cómo se hace →Crear y seguir una orden de trabajo
Cómo convertir un daño reportado en un trabajo con responsable, costo y evidencia de que quedó hecho.
Ver cómo se hace →Definir los tiempos de respuesta por área
Cuánto tiempo tiene cada área para responder una solicitud, y qué pasa cuando se pasa del plazo.
Ver cómo se hace →Autorizar una mudanza
Cómo se piden, se aprueban y se controlan los trasteos, con las reglas que fije el conjunto.
Ver cómo se hace →Llevar la bitácora de los equipos
El registro de lo que se le ha hecho a cada equipo del conjunto, que es lo que se pide cuando algo falla o cuando se vende un inmueble.
Ver cómo se hace →Programar el mantenimiento preventivo
Cómo dejar programado lo que se repite —ascensores, bombas, extintores, tanques— para que el sistema avise antes de que se venza.
Ver cómo se hace →Registrar un activo del conjunto
El inventario de lo que hay que cuidar: ascensores, bombas, motores, tanques. Base del mantenimiento y de las órdenes de trabajo.
Ver cómo se hace →Configurar y gestionar las reservas de zonas comunes
Cómo dar de alta el salón social, la piscina o el BBQ con sus reglas y horarios, para que los residentes reserven solos desde su portal.
Ver cómo se hace →