Tratamiento de Datos Personales para Residentes

1. Qué autoriza este documento

Este documento es la autorización de tratamiento de datos personales que aceptas como residente (titular de los datos) cuando activas Mateo por WhatsApp. Es distinto de la Política de Privacidad del sitio holajuntos.co, que regula la relación entre HolaJuntos y la copropiedad como cliente de la plataforma. Este documento aplica específicamente a tus datos como residente.

2. Responsable del tratamiento

Tu copropiedad es la responsable del tratamiento de tus datos como residente; HolaJuntos (holajuntos.co) actúa como su encargado tecnológico, operando la plataforma y el asistente Mateo en nombre de la copropiedad. Canal de contacto para asuntos de datos personales: [email protected].

Este tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas de protección de datos personales de la República de Colombia (Habeas Data).

3. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, documento, correo, número de WhatsApp, unidad residencial y rol (propietario, arrendatario, etc.).
• Conversaciones con Mateo: el contenido de tus mensajes y solicitudes por WhatsApp, necesario para atenderlas.
• Información financiera del conjunto: tu estado de cuenta, pagos reportados y validados, y cuentas de cobro asociadas a tu unidad.
• Trámites operativos: PQRS, reservas de zonas comunes, registros de visitantes y paquetería cuando tu conjunto usa portería digital.

4. Finalidades

• Identificarte y atender tus solicitudes a través de Mateo.
• Informarte tu estado de cuenta y enviarte notificaciones operativas de tu conjunto (cartera, PQRS, portería, reservas, comunicados).
• Permitirte gestionar trámites de tu unidad sin necesidad de acudir presencialmente a la administración.
• Cumplir obligaciones legales de la copropiedad frente a sus residentes.

5. Encargados del tratamiento

Para prestar el servicio de Mateo usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento:

• Meta (WhatsApp Business): canal de mensajería por el cual conversas con Mateo.
• Zavu: plataforma de mensajería que enruta los mensajes de WhatsApp.
• MercadoPago: procesamiento de pagos, cuando tu conjunto tiene pagos en línea habilitados (el dinero llega directamente a la cuenta de la copropiedad).
• OpenAI: procesamiento de lenguaje que permite a Mateo entender y responder tus mensajes, sin usar tus conversaciones para entrenar sus modelos.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia; en esos casos exigimos niveles adecuados de protección conforme a la normativa colombiana.

6. Tus derechos como titular

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso y revocarla en cualquier momento. Ejerce estos derechos escribiendo a [email protected]. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles (art. 14 y 15, Ley 1581 de 2012).

Si prefieres solicitar la eliminación de tus datos directamente, consulta las instrucciones de eliminación de datos.

7. Conservación y seguridad

Conservamos tus datos mientras seas residente o usuario autorizado del conjunto, y por los plazos adicionales exigidos por normas contables y legales de la copropiedad. Aplicamos medidas técnicas y organizativas: cifrado en tránsito (TLS), control de acceso por roles alineado a la Ley 675 y registros de auditoría.

8. Revocatoria de la autorización

Puedes revocar esta autorización en cualquier momento. Al hacerlo, dejarás de recibir notificaciones y de poder usar Mateo por WhatsApp; tu administración seguirá pudiendo contactarte por los medios tradicionales del conjunto para asuntos que no dependan de esta autorización.

9. Cambios

Publicaremos aquí cualquier cambio a este documento. Si el cambio es sustancial, tu conjunto te lo notificará y podrá pedirte una nueva autorización.