Tratamiento de Datos Personales para Residentes

1. Qué autoriza este documento

Este documento es la autorización de tratamiento de datos personales que aceptas como residente (titular de los datos) cuando activas Mateo por WhatsApp. Es distinto de la Política de Privacidad del sitio holajuntos.co, que regula la relación entre HolaJuntos y la copropiedad como cliente de la plataforma. Este documento aplica específicamente a tus datos como residente.

2. Responsable del tratamiento

Tu copropiedad es la responsable del tratamiento de tus datos como residente; HolaJuntos (holajuntos.co), plataforma operada por LYRA VENTURES S.A.S., NIT 902.013.007-1, con domicilio en Carrera 56 #153-15, Bloque 1, Oficina 401, Bogotá D.C., Colombia, actúa como su encargado tecnológico, operando la plataforma y el asistente Mateo en nombre de la copropiedad. Canal de contacto para asuntos de datos personales: [email protected].

Este tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas de protección de datos personales de la República de Colombia (Habeas Data).

3. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, correo, número de WhatsApp, unidad residencial y rol (propietario, arrendatario, etc.). No guardamos tu documento de identidad.
• Conversaciones con Mateo: el contenido de tus mensajes y solicitudes por WhatsApp, incluidas las notas de voz, que se transcriben automáticamente para poder atenderlas.
• Información financiera del conjunto: tu estado de cuenta, pagos reportados y validados (incluida la lectura automática del texto de tus comprobantes) y cuentas de cobro de tu unidad.
• Trámites operativos: PQRS y adjuntos, reservas, visitas y paquetería (con fotos), mudanzas, censo (mascotas y vehículos) y encuestas.
• Seguridad: si activas el botón de pánico, tu alerta y tu ubicación aproximada (solo si la autorizas); y los registros de citofonía por WhatsApp y audio WebRTC.
• Acceso al portal: datos de sesión cuando entras al portal del residente por enlace mágico, y tu preferencia de modo fácil (accesibilidad).

4. Finalidades

• Identificarte y atender tus solicitudes a través de Mateo.
• Informarte tu estado de cuenta y enviarte notificaciones operativas de tu conjunto (cartera, PQRS, portería, reservas, comunicados).
• Permitirte gestionar trámites de tu unidad sin necesidad de acudir presencialmente a la administración.
• Cumplir obligaciones legales de la copropiedad frente a sus residentes.

5. Encargados del tratamiento

Para prestar el servicio de Mateo usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento:

• Meta (WhatsApp Business): canal de mensajería por el cual conversas con Mateo.
• Zavu: plataforma que enruta los mensajes de WhatsApp y algunos correos.
• OpenAI y Google Gemini: procesamiento de lenguaje de Mateo, transcripción de tus notas de voz y lectura del texto de tus comprobantes (OCR), sin usar tus conversaciones para entrenar sus modelos.
• MercadoPago: procesamiento de pagos, cuando tu conjunto tiene pagos en línea habilitados (el dinero llega directamente a la cuenta de la copropiedad).
• Microsoft Azure y Contabo: infraestructura, almacenamiento de documentos, secretos y continuidad de la plataforma; las copias de respaldo se mantienen cifradas.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia; en esos casos exigimos niveles adecuados de protección conforme a la normativa colombiana.

6. Tus derechos como titular

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso y revocarla en cualquier momento. Ejerce estos derechos desde Mi portal → Mis datos y privacidad o escribiendo a [email protected]. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles (art. 14 y 15, Ley 1581 de 2012). La copropiedad, como Responsable, responde de fondo; HolaJuntos deja trazabilidad y le asiste como Encargado.

Si prefieres solicitar la eliminación de tus datos directamente, consulta las instrucciones de eliminación de datos.

7. Conservación y seguridad

Conservamos tus datos mientras seas residente o usuario autorizado del conjunto, y por los plazos adicionales exigidos por normas contables y legales de la copropiedad. Las conversaciones de Mateo se depuran a los 180 días salvo que hagan parte de un expediente operativo o exista obligación de conservación; las capacidades de consentimiento vencen a los 7 días. Aplicamos medidas técnicas y organizativas: cifrado en tránsito (TLS), control de acceso por roles alineado a la Ley 675 y registros de auditoría.

8. Revocatoria de la autorización

Puedes revocar esta autorización en cualquier momento. Al hacerlo, dejarás de recibir notificaciones y de poder usar Mateo por WhatsApp; tu administración seguirá pudiendo contactarte por los medios tradicionales del conjunto para asuntos que no dependan de esta autorización.

9. Botón de pánico y alertas de seguridad

Si tu conjunto habilita el botón de pánico, al activarlo autorizas que se genere una alerta de emergencia con la siguiente finalidad y alcance:

• Finalidad: permitirte pedir ayuda de forma inmediata a la portería, la administración y la comunidad de tu conjunto.
• Datos tratados: tu identidad y unidad (que se comparten con la portería y la administración), la hora de la activación y tu ubicación aproximada (geolocalización) únicamente si autorizas el permiso de ubicación de tu dispositivo. Si no lo autorizas, la alerta se envía igual, sin coordenadas.
• Transmisión a terceros: la alerta llega al personal de tu conjunto y, de forma anónima y sin revelar tu identidad ni tu unidad, a la comunidad de residentes. Cada activación queda registrada para trazabilidad y auditoría.
• Tipo de emergencia: puedes indicar de forma opcional el tipo (médica, robo, incendio, etc.) para orientar la respuesta del personal.
• Contactos de emergencia: puedes registrar contactos (nombre y teléfono) a quienes la portería o la administración podrán llamar para ayudarte. Al registrarlos, declaras que cuentas con la autorización de esas personas para compartir su contacto con fines de emergencia (Ley 1581 de 2012).
• Aviso a la comunidad con detalle: de forma excepcional y solo si tu conjunto lo habilita, una persona del personal (nunca de forma automática) puede decidir compartir el detalle de la emergencia con la comunidad cuando sea necesario para una evacuación o refugio (por ejemplo, un incendio o una fuga). Queda registrado quién lo autoriza y cuándo.
• Contacto con la autoridad: si tu conjunto lo configura, el personal puede marcar rápidamente el número del cuadrante de Policía, el CAI o la empresa de vigilancia desde su propio teléfono. HolaJuntos solo facilita el marcado; la llamada y la decisión son del personal, no del sistema.
• Apoyo de inteligencia artificial: un modelo de IA puede clasificar la alerta y sugerir acciones al personal, como apoyo a la decisión. La decisión y la ejecución las toma siempre una persona; no se trata de una decisión automatizada.
• No es un servicio de emergencias: HolaJuntos no presta servicios de vigilancia y seguridad privada, no opera como central de monitoreo de alarmas y no transmite la alerta de forma automática a la Policía ni a las autoridades. No reemplaza la línea de emergencias 123. En una emergencia real debes llamar al 123.
• Roles: tu copropiedad es la responsable del tratamiento de estos datos; HolaJuntos actúa como su encargado tecnológico.

10. Cambios

Publicaremos aquí cualquier cambio a este documento. Si el cambio es sustancial, tu conjunto te lo notificará y podrá pedirte una nueva autorización.