Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

HolaJuntos (holajuntos.co) es la plataforma de administración de conjuntos residenciales que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través del sitio web, el panel de administración y los canales de mensajería (WhatsApp). Canal de contacto para asuntos de datos personales: [email protected].

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas de protección de datos personales de la República de Colombia (Habeas Data).

2. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, documento, correo, teléfono/WhatsApp, unidad residencial.
• Operación del conjunto: estados de cuenta, pagos y cartera, PQRS, reservas de zonas comunes, visitas y paquetería, mascotas y vehículos, actas y comunicados.
• Mensajería: contenido de las conversaciones con el asistente del conjunto (Mateo) por WhatsApp, necesarias para prestar el servicio.
• Datos técnicos: registros de acceso y auditoría del panel.

3. Finalidades

• Prestar el servicio de administración del conjunto contratado por la copropiedad.
• Gestionar comunicaciones operativas: cobros de administración, comunicados, citofonía virtual, PQRS y reservas.
• Procesar pagos a través de pasarelas autorizadas (el dinero fluye directamente a la cuenta de la copropiedad; HolaJuntos no capta ni administra dinero).
• Cumplir obligaciones legales y contables de la copropiedad y de la plataforma.

4. Encargados y transferencias

Para operar usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos:

• Meta (WhatsApp Business): envío y recepción de mensajes.
• MercadoPago: procesamiento de pagos (bajo cuenta de cada copropiedad).
• OpenAI: procesamiento de lenguaje del asistente (sin usar tus datos para entrenar modelos).
• Proveedores de correo y hosting para notificaciones e infraestructura.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia; en esos casos exigimos niveles adecuados de protección conforme a la normativa colombiana.

5. Derechos del titular

Como titular puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso y revocar la autorización. Ejércelos escribiendo a [email protected]. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles (art. 14 y 15, Ley 1581 de 2012). También puedes ver las instrucciones de eliminación de datos.

6. Conservación y seguridad

Conservamos los datos mientras exista la relación con la copropiedad y por los plazos exigidos por normas contables y legales. Aplicamos medidas técnicas y organizativas: cifrado en tránsito (TLS), control de acceso por roles alineado a la Ley 675, registros de auditoría y copias de seguridad.

7. Cambios

Publicaremos aquí cualquier cambio a esta política. El uso continuado de la plataforma después de un cambio implica su aceptación.