Autorizar el ingreso de un visitante

Cada persona que entra al conjunto queda registrada con su hora de ingreso y de salida. Ese registro es la minuta: sirve para saber quién está adentro en este momento y para responder después si algo pasó.

Dónde queda

Turno de portería → pestaña Visitas. En Ahora, las llegadas esperadas para hoy tienen su botón Registrar ingreso, que abre esta pestaña con la visita ya buscada; el botón Registrar visita la abre con el formulario listo.

Quién puede hacerlo

Portería y administración, con el permiso de acceso.

Paso a paso

1. En el Turno, abre Visitas y pulsa Registrar visita (o tócalo directo en Ahora).
2. Elige la unidad que visita y escribe el nombre completo y el documento del visitante.
3. Si entra en carro, anota la placa. Guarda con Autorizar visita.
4. Cuando la persona esté en la puerta, pulsa Registrar ingreso en su fila, revisa los datos y confirma con Autorizar ingreso. Si trae carro y hay cupo de visitantes, ahí mismo le asignas el parqueadero.
5. Cuando se va, pulsa Registrar salida en su fila.

Si el residente generó un QR desde su portal, no hace falta escribir nada: en la tarjeta El visitante trae un código QR pulsa Usar cámara (o escribe el código) y luego revisa y autoriza el ingreso.

Un caso real

Sábado, 3 de la tarde. Llega un domiciliario para el apartamento 704.

1. Ahora → Registrar visita: nombre completo, documento, unidad 704.
2. Como es una entrega corta, se registra la salida en cuanto sale — no al final del turno.

Si el residente ya lo anunció desde su portal, la visita aparece con su código QR: se escanea, se valida y no hay que llamar a nadie ni escribir nada. Ese es el flujo que más tiempo ahorra en portería un fin de semana.

El caso que justifica todo el registro: un lunes la administración pregunta quién entró al parqueadero el sábado en la noche. Con la minuta al día se responde en un minuto: nombre, documento, placa, hora de entrada y de salida. Sin ella, la respuesta es "no sé", y esa respuesta es la que termina en una reunión de consejo.

El error más común y más costoso: no registrar la salida. Al día siguiente el sistema muestra catorce visitantes "adentro" que ya se fueron, el conteo deja de servir para una emergencia y, si el visitante ocupó parqueadero, ese cupo sigue bloqueado para los demás.

Qué pasa después

• La visita queda abierta y la persona aparece en la lista de quienes están adentro.
• Al registrar la salida, si el visitante ocupó un parqueadero de visitantes, el cobro se liquida en ese momento.
• La minuta queda disponible para la administración y para el consejo.

Errores comunes

• No registrar la salida. El visitante queda "adentro" para siempre, el conteo de gente en el conjunto deja de servir y el parqueadero sigue ocupado en el sistema.
• Anotar solo el nombre de pila. Si después hay un problema, un "Juan" sin documento no identifica a nadie.