Cobrar una derrama (cuota extraordinaria)

Una derrama es un cobro que no estaba en el presupuesto y que se reparte entre todas las unidades: arreglar la fachada, cambiar el ascensor, reponer el tanque. Como toca el bolsillo de todos, la ley exige que la respalde una decisión de asamblea, y la plataforma no la deja generar sin ese soporte.

Dónde queda

Menú Cartera y cuotas → pestaña Cobrar → Cuota extraordinaria (derrama).

Quién puede hacerlo

Solo el administrador. El contador ve la cartera y registra pagos, pero no causa una derrama; el consejo tampoco.

Paso a paso

1. Primero registra el acta que la aprobó en Decisiones. Sin un soporte aprobado del tipo cuota extraordinaria, el formulario no deja generar.
2. Entra a Cartera y cuotas → Cobrar → Cuota extraordinaria.
3. Elige el soporte, escribe una descripción clara (es lo que verá el residente en su cuenta de cobro) y decide cómo se reparte:
   • Total por coeficiente: escribes el total de la obra y cada unidad paga su porcentaje.
   • Valor fijo por unidad: todas pagan lo mismo.
4. Indica el primer vencimiento y en cuántas cuotas se divide.
5. Pulsa Simular. Verás, apartamento por apartamento, cuánto le toca a cada uno antes de causar nada. Si los coeficientes no suman 100%, la simulación te lo advierte: por coeficiente, la derrama no va a cuadrar con el total hasta corregir las áreas.
6. Cuando el reparto esté bien, pulsa Generar extraordinaria.

Un caso real

La asamblea aprueba $90.000.000 para repintar la fachada de un conjunto de 120 apartamentos, a pagar en 6 cuotas desde agosto.

1. Se registra el acta en Decisiones.
2. En la derrama: soporte = esa acta, descripción "Reparación de fachadas", total por coeficiente, monto 90.000.000, primer vencimiento 31 de agosto, 6 cuotas.
3. La simulación muestra que al apartamento 101, con coeficiente 0,83%, le tocan $747.000 en total —$124.500 por cuota—.
4. Se genera. Cada apartamento ve en su cuenta de cobro un renglón aparte por mes: "Reparación de fachadas (cuota 1/6)", y así hasta la 6/6.

Cuando algo sale mal: si al día siguiente alguien nota que la asamblea aprobó $90 millones y se digitaron $900 millones, no hay que corregir 720 cargos a mano. En Derramas vigentes, al pie de la misma pantalla, se pulsa Reversar, se escribe el motivo y la derrama completa queda en cero.

Qué pasa después

• Cada cuota aparece como un renglón propio en la cuenta de cobro del mes que le corresponde, y entra en la edad de cartera cuando se vence.
• Las cuotas que todavía no vencen se ven en la columna Sin vencer: es la plata que dejas de cobrar si reversas.
• Cada cargo queda enlazado al acta que lo autorizó. Si un residente reclama, la evidencia está.

Errores comunes

• Generar sin acta. No es una traba burocrática: una derrama sin respaldo de asamblea es impugnable y toca devolverla. Registra la decisión primero.
• Equivocarse en el monto o en el número de cuotas. Se reversa desde Derramas vigentes: se crea un contra-asiento por cada cargo, el saldo vuelve a como estaba y nada se borra —el extracto de la unidad conserva el cargo original y su reverso, que es lo que exige la contabilidad—. Después puedes generarla de nuevo, corregida.
• Olvidar que una reversa devuelve también lo ya pagado. Si alguien alcanzó a pagar su cuota de la derrama y después la reversas, esa unidad queda con saldo a favor. Es correcto —pagó algo que dejó de deberse— pero avísale, o aplícaselo al mes siguiente.
• Usar la derrama para cobrar una multa. Las sanciones tienen su propio proceso, con descargos y plazos. Cobrar una multa como derrama se cae ante cualquier reclamo.