Generar las cuotas del mes

Generar las cuotas crea el cargo del mes a todas las unidades del conjunto, según el coeficiente de cada una. Es el paso que pone a andar la cartera.

Dónde queda

Menú Cartera y cuotas → pestaña Cobrar → Cobro mensual.

Quién puede hacerlo

Solo quien tenga el permiso de registrar transacciones: administrador y contador. El consejo ve la cartera pero no la genera.

Paso a paso

1. Entra a Cartera y cuotas → Cobrar.
2. En Generar cuotas del mes, elige el período (mes y año).
3. Pulsa Generar cuotas.

Puedes generar el mes en curso o meses atrasados. No meses futuros: cobrar por adelantado un período que todavía no existe descuadra la cartera y el estado de cuenta del residente.

Si ese mes ya se generó, no se duplica.

Un caso real

Es 1 de septiembre y hay que cobrar la cuota del mes en un conjunto de 120 apartamentos:

1. Cartera y cuotas → Cobrar, período septiembre 2026, botón Generar cuotas.
2. El sistema crea 120 cargos, cada uno según el coeficiente de su unidad. No hay que digitar nada por apartamento.
3. Aparece el aviso amarillo: "El cobro de 2026-09 está generado (120 unidades, $19.800.000) pero aún no se ha enviado".
4. Se revisa el total contra el presupuesto aprobado. Si cuadra, se envía.

Cuando algo sale mal: a mitad de mes se descubre que el apartamento 502 tenía el coeficiente equivocado. No se corrige cuota por cuota: se reversa el cobro completo del período —explicando el motivo—, se arregla el coeficiente en la unidad y se vuelve a generar. Los 120 cargos y su asiento contable se anulan en una sola operación, y queda el rastro de por qué.

Si el cobro ya se había enviado, avisa antes de reversar: los residentes van a ver cambiar su estado de cuenta.

Qué pasa después

• Cada unidad recibe su cargo y su estado de cuenta se actualiza.
• El cobro queda generado pero todavía no enviado. Mientras siga así, verás un aviso amarillo en esta misma pantalla, y el sistema le avisa también al administrador y al consejo: un cobro generado que nadie envió es plata que no va a entrar.
• Cuando lo envías, cada residente recibe su cuenta de cobro.

Errores comunes

• Generar con los coeficientes mal cargados. Los coeficientes deben sumar 100%. Revísalos en la ficha del conjunto antes de generar el primer mes.
• Haber generado un mes equivocado. Se reversa: en el aviso del cobro pendiente, usa Reversar y escribe el motivo (obligatorio). Se anulan los cargos y el asiento contable en una sola operación, y el período queda libre para generarlo de nuevo. Si el cobro ya se envió, avisa a los residentes antes de reversar.