Generar las cuotas del mes

Generar las cuotas crea el cargo del mes a todas las unidades del conjunto, según el coeficiente de cada una, y deja lista la cuenta de cobro de cada inmueble. Es el paso que pone a andar la cartera.

Dónde queda

Menú Cobros → pestaña Cobrar → Cuotas del mes. Desde el Resumen de Cobros también llegas con el botón Generar cuotas del mes.

Quién puede hacerlo

Solo la administración, con el permiso de gestionar transacciones. El contador, el consejo y el revisor fiscal no ven esta vista: consultan la cartera y los cobros desde las demás pestañas de Cobros.

Las fechas del cobro

Cada cuenta de cobro lleva cuatro fechas, y conviene tenerlas claras antes de generar:

• Causación: el día 1 del mes. La cuota se cobra anticipada por el mes que corre. Aunque generes el 5, la cuota de octubre queda causada el 1 de octubre.
• Fecha de corte: el último día del mes anterior. El saldo anterior, los abonos y la mora que muestra la cuenta de cobro de octubre son los que había al 30 de septiembre.
• Fecha límite de pago: la que fijó la asamblea en la configuración (por ejemplo, el día 10), o el último día del mes si no se fijó ninguna. Después de esa fecha corre el interés de mora.
• Pronto pago hasta: si el conjunto da descuento por pronto pago, el último día para ganarlo. Ver Configurar el descuento por pronto pago.

La fecha de expedición es el día en que generaste el cobro. Todas quedan guardadas con el cobro: si mañana cambias la configuración, las cuentas de cobro ya emitidas no cambian.

Paso a paso

1. Entra a Cobros → Cobrar → Cuotas del mes.
2. En Generar cuotas del mes, elige el período (mes y año).
3. Pulsa Generar cuotas del mes.

Puedes generar el mes en curso o meses atrasados. No meses futuros: cobrar por adelantado un período que todavía no existe descuadra la cartera y el estado de cuenta del residente.

Si ese mes ya se generó, no se duplica.

Si generas tarde

Si la fecha límite configurada ya pasó (por ejemplo, el límite es el 5 y estás generando el 12), el sistema no emite el cobro: sería una cuenta de cobro que nace vencida y causaría mora el mismo día en que el residente la recibe. Lo mismo pasa si ya venció el plazo del pronto pago.

En ese caso aparece el recuadro Fechas de este cobro con el motivo y te pide:

• Fecha límite de pago de este mes: entre hoy y el último día del mes cobrado. Si estás generando un mes que ya terminó, cualquier fecha desde hoy.
• Pronto pago hasta (solo si el conjunto tiene descuento): entre hoy y la fecha límite que acabas de elegir.

Pulsa Generar con estas fechas. Esas fechas solo aplican a este cobro y quedan impresas en cada cuenta de cobro; los demás meses siguen usando la configuración.

La tabla de cuentas de cobro

Antes de generar, debajo del botón verás una vista previa con la cuota estimada de cada unidad y el aviso "Vista previa: aún no se ha generado el cobro de (mes)".

Después de generar, la tabla muestra la cuenta de cobro de cada unidad con las mismas cifras del PDF:

Columna	Qué es
Unidad	El inmueble y su propietario.
Saldo anterior	Lo que debía al corte (último día del mes anterior).
Administración, Servicios, Multas…	Los cargos del mes agrupados. Solo aparecen los grupos que tienen algún valor ese mes. Intereses incluye la mora liquidada al corte.
Abonos	Lo que pagó entre el corte anterior y este corte.
Total a pagar	Saldo anterior − abonos + cargos del mes.
Con pronto pago	Lo que paga si cumple el descuento. Si la unidad no puede ganarlo dice No aplica; pasa el cursor para ver por qué (por ejemplo, tenía saldo pendiente al corte).
Estado hoy	Lo que falta hoy, después de los pagos que entraron tras el corte: un valor pendiente, a favor o Pagado.

La última fila, Total copropiedad, suma cada columna de todas las unidades: es la cifra que debe cuadrar con el presupuesto aprobado.

Toca el nombre de una unidad para abrir su detalle: el número de la cuenta de cobro (por ejemplo CC-202610-101), los renglones de cada grupo con su descripción y su base de cálculo —cómo se llegó al valor: coeficiente × presupuesto mensual, m² × tarifa, lectura anterior → actual × precio, canon + IVA—, los subtotales, el saldo anterior (y cuánto de él ya estaba vencido), los abonos, el total, la fecha límite, el recuadro del pronto pago y lo que ha pasado desde el corte. La base de cálculo solo aparece si la configuración de hoy reproduce el valor cobrado: si cambiaste el presupuesto o una tarifa después de generar, ese renglón queda sin fórmula para no mostrar una cuenta que no cuadra. Vuelve a tocarlo para cerrarlo. En el teléfono cada unidad es una ficha y el detalle se abre debajo.

Usa Actualizar para recargar la tabla después de registrar pagos.

Cuenta de cobro o estado de cuenta

Son dos documentos distintos y el menú de cada fila los separa:

• La cuenta de cobro dice qué se cobra en el mes: su número, saldo al corte (con lo que ya estaba vencido), cargos del período con su base de cálculo, total a pagar, fecha límite, la tasa de mora que aplica después de esa fecha y pronto pago. Es lo que se le envía al residente cada mes.
• El estado de cuenta es la historia de movimientos de la unidad: el saldo inicial, cada cargo y cada abono en columnas separadas, con su documento soporte (la cuenta de cobro, el recibo de caja o el pago en línea) y el saldo corrido, hasta el saldo a la fecha de corte. Muestra por defecto los últimos 12 meses; lo anterior llega resumido en el saldo inicial. No trae total a pagar ni intereses estimados: solo lo que ya está registrado. Sirve para explicar de dónde sale una deuda o para un cobro jurídico.

El menú de cada unidad

El menú de cada fila (los tres puntos) tiene dos opciones. Las dos abren una ventana con los mismos tres documentos para marcar los que necesites (la cuenta de cobro viene marcada):

• Descargar…: abre una ventana donde marcas los documentos que quieres guardar en tu computador.
• Enviar por correo…: abre la misma ventana y los envía a los residentes de la unidad que tienen correo y autorizaron el tratamiento de sus datos.

Los documentos son distintos y no se reemplazan entre sí:

• Cuenta de cobro de (mes): lo que se cobra en el período elegido arriba.
• Estado de cuenta: la historia de movimientos hasta hoy. Al enviarlo sale por correo, con el PDF adjunto, y también por WhatsApp, con el mismo PDF, a quien tenga celular y haya autorizado el tratamiento de sus datos. El aviso dice a cuántas personas les llegó; quien lo recibe por los dos canales cuenta una vez.
• Certificado de estado de cartera: certifica el saldo a hoy. Es informativo: no es un paz y salvo y la notaría no lo recibe como tal. El paz y salvo oficial lo expide el representante legal en el detalle de la unidad, y solo si la unidad no debe nada.

Para descargar o enviar la cuenta de cobro de otro mes, cambia primero el período en Generar cuotas del mes.

Un caso real

Es 1 de octubre y hay que cobrar la cuota del mes en un conjunto de 120 apartamentos. La fecha límite es el día 10 y hay 5% de pronto pago hasta el día 5:

1. Cobros → Cobrar, período octubre 2026, botón Generar cuotas del mes.
2. El sistema crea 120 cargos, cada uno según el coeficiente de su unidad. No hay que digitar nada por apartamento.
3. Aparece el aviso amarillo: "El cobro de 2026-10 está generado (120 unidades, $19.800.000) pero aún no se ha enviado", con las fechas: expedición 01/10/2026, corte 30/09/2026, fecha límite 10/10/2026, pronto pago hasta 05/10/2026.
4. En la tabla, la fila Total copropiedad muestra $19.800.000 de administración. Se revisa contra el presupuesto aprobado.
5. El 302 sale con saldo anterior de $310.000 y No aplica en pronto pago: debía al corte. Se abre su detalle para confirmar qué arrastra antes de enviar.
6. Si todo cuadra, se envía.

Si el mismo cobro se hubiera generado el 12 de octubre, el sistema habría pedido una fecha límite nueva (entre el 12 y el 31) y un plazo de pronto pago que no hubiera pasado.

Cuando algo sale mal: a mitad de mes se descubre que el apartamento 502 tenía el coeficiente equivocado. No se corrige cuota por cuota: se reversa el cobro completo del período —explicando el motivo—, se arregla el coeficiente en la unidad y se vuelve a generar. Los 120 cargos y su asiento contable se anulan en una sola operación, y queda el rastro de por qué.

Si el cobro ya se había enviado, avisa antes de reversar: los residentes van a ver cambiar su cuenta de cobro y su estado de cuenta.

Qué pasa después

• Cada unidad recibe su cargo y su estado de cuenta se actualiza.
• El cobro queda generado pero todavía no enviado. Mientras siga así, verás un aviso amarillo en esta misma pantalla, y el sistema le avisa también al administrador y al consejo: un cobro generado que nadie envió es plata que no va a entrar.
• Cuando lo envías, cada residente recibe su cuenta de cobro con el total a pagar y la fecha límite.
• Si la unidad paga completo a tiempo, el descuento por pronto pago se asienta solo.

Errores comunes

• Generar con los coeficientes mal cargados. Los coeficientes deben sumar 100%. Revísalos en la ficha del conjunto antes de generar el primer mes.
• Haber generado un mes equivocado. Se reversa: en el aviso del cobro pendiente, usa Reversar y escribe el motivo (obligatorio). Se anulan los cargos y el asiento contable en una sola operación, y el período queda libre para generarlo de nuevo. Si el cobro ya se envió, avisa a los residentes antes de reversar.
• Enviar el estado de cuenta cuando se quería cobrar el mes. El estado de cuenta es la historia de movimientos; para cobrar el mes se envía la cuenta de cobro.
• Poner una fecha límite que ya pasó para "salir del paso". El sistema no lo permite: elige una fecha real en la que el residente alcance a pagar.