Registrar un gasto de la copropiedad

Los servicios que paga la copropiedad no son lo mismo que los servicios que paga cada apartamento. El ACPM de la caldera, la energía de las zonas comunes, la vigilancia y el aseo son costos del conjunto y se registran aquí, en el libro. Lo que se le cobra a cada inmueble por su propio consumo va en otro lado (Agua y gas por medidor).

Dónde queda

Menú Finanzas → pestaña Movimientos.

Quién puede hacerlo

Para ver el libro necesitas el permiso de ver transacciones: lo tienen el administrador, el consejo, el contador y el revisor fiscal. Para registrar un movimiento hace falta además el permiso de registrar transacciones, que normalmente tienen el administrador y el contador. Si solo puedes mirar, no verás el formulario.

Paso a paso

1. Entra a Finanzas y abre la pestaña Movimientos.
2. En el formulario Registrar movimiento, elige la fecha real del gasto (la del soporte, no la de hoy si estás poniéndote al día).
3. En Tipo, deja Egreso.
4. Escribe la categoría. Este campo decide cómo se agrupa todo después: si un mes escribes "ACPM" y al siguiente "Combustible caldera", el informe mostrará dos conceptos distintos que en realidad son el mismo. Acuerda los nombres una vez y respétalos.
5. Pon el valor, una descripción que explique el gasto y la referencia del soporte (número de factura o comprobante). La referencia es obligatoria: un asiento sin soporte no se puede auditar.
6. Si el gasto sale de un fondo (reserva, imprevistos, obras), selecciónalo en Fondo.
7. Guarda.

Un caso real

Llega la factura del ACPM de agosto: $2.600.000, factura FV-2291 de la empresa que surtió el tanque el 5 de agosto. Se registra así:

Campo	Qué se pone
Fecha	05/08/2026 — la del suministro, no la de hoy
Tipo	Egreso
Categoría	ACPM caldera — la misma que el mes pasado
Valor	2.600.000
Descripción	Suministro de ACPM para la caldera
Soporte	FV-2291
Fondo	Ninguno (sale de la operación, no de un fondo)

Al mes siguiente llega otra por $800.000. Como ambas entraron con la categoría ACPM caldera, el mes a mes muestra una sola fila con la evolución —3.100.000, 2.900.000, 2.400.000…— y en la asamblea se puede responder por qué el rubro bajó en verano en vez de mostrar seis conceptos distintos que en realidad son el mismo.

Si esa factura la paga el fondo de imprevistos —una reparación de emergencia, por ejemplo—, se elige el fondo en el formulario y el saldo de ese fondo baja. Eso es lo que después permite demostrarle al revisor fiscal que el fondo se usó para lo que la ley permite.

Qué pasa después

• El movimiento entra al libro del año y suma en el Resumen, en el Mes a mes y en el Informe financiero que se lleva a la asamblea.
• Si el gasto salió de un fondo, el saldo de ese fondo baja.
• Queda registrado quién lo hizo y cuándo, en la auditoría.

Errores comunes

• Registrar el mismo gasto dos veces. No se borra: se reversa. Busca el movimiento en la tabla y usa Reversar, explicando el motivo. Queda el original y su contra-asiento, y las dos líneas dejan de contar en los informes. Ese rastro es lo que le permite al revisor fiscal entender qué pasó.
• Registrar aquí el consumo de agua o gas de un apartamento. Eso se cobra a la unidad, no es un gasto del conjunto.
• Dejar la referencia en blanco. El sistema no lo permite, y es a propósito.