¿Cómo se destituye a un administrador?

En la propiedad horizontal el administrador ocupa un cargo de libre nombramiento y remoción. Esto significa que el mismo órgano que tiene la facultad de designarlo puede removerlo, y no se requiere necesariamente demostrar una falta grave para hacerlo, aunque sí es recomendable dejar constancia de las razones. Bajo la Ley 675 de 2001, cuando el conjunto cuenta con consejo de administración —obligatorio en los residenciales de más de treinta unidades y en los de uso comercial o mixto—, por regla general es ese consejo el que nombra y remueve al administrador. En las copropiedades sin consejo, la decisión corresponde directamente a la asamblea general.

El procedimiento debe respetar el reglamento de propiedad horizontal. Lo habitual es incluir el punto de remoción del administrador en el orden del día de la reunión (de consejo o de asamblea, según el caso), deliberar con el quórum requerido y decidir con la mayoría que el reglamento prevea para estos nombramientos. La decisión debe quedar registrada en el acta, y suele designarse simultáneamente al nuevo administrador o a un administrador provisional para no dejar acéfala la representación legal. El cambio de representante legal generalmente debe registrarse ante la autoridad municipal competente.

Cuando la remoción obedece a un incumplimiento —manejo indebido de los recursos, no rendir cuentas, no convocar asamblea, incumplir las decisiones de los órganos de administración—, conviene documentar los hechos, requerir por escrito al administrador y, si corresponde, hacer efectiva la póliza de manejo y cumplimiento y adelantar las acciones legales por los perjuicios causados. La responsabilidad del administrador no termina con su retiro: sigue respondiendo por su gestión, y la copropiedad puede exigirle la entrega ordenada de la contabilidad, los archivos, los dineros y los bienes de la comunidad.

Un punto delicado es la transición: antes de posesionar al nuevo administrador es aconsejable hacer un acta de empalme con corte de cuentas, inventario de bienes, estado de la cartera y entrega de contraseñas y documentos. Remover al administrador sin asegurar la entrega formal es una fuente común de conflictos y de dificultades para el control posterior de su gestión.