¿Quién puede ser administrador de una propiedad horizontal?

Bajo la Ley 675 de 2001, la representación legal de la persona jurídica de propiedad horizontal recae en el administrador, que puede ser una persona natural o una persona jurídica (por ejemplo, una empresa de administración de propiedad horizontal). La ley no exige, con carácter general, un título profesional determinado ni tarjeta profesional para ejercer el cargo; lo esencial es que sea nombrado por el órgano competente y que reúna las condiciones de idoneidad, moralidad y ausencia de inhabilidades que exija el reglamento de la copropiedad.

La competencia para designarlo depende del tamaño y tipo del conjunto. En las copropiedades donde existe consejo de administración —obligatorio en los conjuntos de uso residencial de más de treinta unidades privadas y en los de uso comercial o mixto—, por regla general es el consejo quien elige y remueve al administrador. En las copropiedades pequeñas, sin consejo, esa función la ejerce directamente la asamblea general de propietarios. El nombramiento debe quedar consignado en el acta correspondiente y suele registrarse ante la autoridad municipal competente para acreditar la representación legal.

El administrador no necesita ser propietario del conjunto; de hecho, es frecuente contratar administradores externos o empresas especializadas. Sí es importante verificar que no incurra en inhabilidades o conflictos de interés, y que el reglamento no le imponga requisitos adicionales (experiencia, pólizas de manejo y cumplimiento, formación en administración, etc.). Es una buena práctica exigir póliza de manejo que ampare los recursos de la copropiedad, dado que el administrador maneja los dineros comunes.

En cuanto a sus funciones, el administrador ejecuta las decisiones de la asamblea y del consejo, cuida los bienes comunes, cobra las expensas, lleva la contabilidad, expide los paz y salvos y representa judicial y extrajudicialmente a la copropiedad. No puede, por su sola voluntad, fijar o aumentar las cuotas, cambiar la destinación de bienes comunes ni adoptar decisiones que la ley reserva a la asamblea. Su gestión está sujeta al control del consejo, del revisor fiscal cuando existe y de la propia asamblea.