Armar el presupuesto del año
Cómo registrar los ingresos y egresos presupuestados del año, cómo de ahí sale la cuota por coeficiente y cómo ver si la cuota alcanza para cubrir los gastos.
El presupuesto dice cuánto planea recibir y gastar el conjunto en el año. Con él la plataforma compara lo planeado con lo que de verdad entró y salió, y, si la cuota es por coeficiente, de él sale la cuota de administración.
Dónde queda
Menú Finanzas → pestaña Presupuesto.
Quién puede hacerlo
El administrador lo registra. El consejo y la revisoría lo ven, sin cambiarlo.
Paso a paso
- En Egresos, agrega un rubro por cada gasto del año (vigilancia, aseo, energía comunal, mantenimiento…) con su valor anual.
- En Ingresos, agrega los ingresos que no son la cuota de administración: parqueaderos de visitantes, arriendo de salón social, intereses. La cuota no se escribe: se calcula sola.
- Pulsa Guardar presupuesto. Si ya había uno guardado, escribe el Motivo de la reforma: la versión anterior queda en el historial.
La cuota de administración
Debajo de los egresos aparece Cuotas de administración (se calcula sola):
- Por coeficiente: el presupuesto mensual de la cuota es el total de egresos ÷ 12, y cada unidad paga su coeficiente de eso. Verás un ejemplo como «La unidad 101, de 0,8331 %, paga $66.648 al mes».
- Valor fijo o por metro cuadrado: la cuota no depende del presupuesto. Aquí solo se muestra lo que produce, para compararlo con los egresos.
También se muestra lo que la cuota produce al mes y en el año, y si con ella faltan o sobran pesos para cubrir los egresos.
Antes de guardar, el aviso
Si el cambio mueve la cuota por coeficiente, antes de guardar se avisa cuánto pasa el presupuesto mensual (por ejemplo, de $8.000.000 a $10.000.000) y cuánto pagaría la unidad de ejemplo. Solo aplica a los meses que se generen después: los cobros ya generados no cambian.
Un caso real
Un conjunto de 120 apartamentos cobraba por coeficiente con $8.000.000 al mes escritos a mano. Al registrar el presupuesto, los egresos sumaron $108.000.000: el aviso dijo que la cuota pasaba a $9.000.000 al mes. La administración guardó, y desde el mes siguiente cada unidad pagó su parte del nuevo valor; los meses ya cobrados quedaron como estaban.
Errores comunes
- Registrar la cuota también como rubro de ingreso. Se contaría dos veces. La cuota ya aparece calculada debajo de los egresos.
- Esperar que cambie un mes ya cobrado. No cambia. Si hay que corregirlo, se reversa el cobro del mes y se genera de nuevo.