Configurar la cuota, la mora y los coeficientes

La configuración dice cuánto paga cada unidad, hasta qué día y con qué interés si se atrasa. Como eso es plata de los copropietarios, cada cambio importante pide el documento que lo respalda.

Dónde queda

Menú Cartera y cuotas → pestaña Configuración → Cómo se calcula la cuota.

Quién puede hacerlo

El administrador del conjunto. Para registrar un soporte desde esta misma pantalla se necesita además poder registrar soportes de decisiones.

Qué soporte respalda cada cambio

La Ley 675 de 2001 separa dos cosas, y la plataforma también:

Lo que cambias	Qué soporte sirve
El valor de la cuota: la forma de cobro, la cuota fija, el presupuesto mensual o la tarifa por m²	El acta que aprobó el presupuesto o la que fijó la cuota. El valor sale del presupuesto que aprueba la asamblea (arts. 29 y 38).
La fecha límite de pago, el interés de mora y la forma de calcular los coeficientes	Cualquiera de los anteriores, o el reglamento de propiedad horizontal (la escritura) o su reforma. Los coeficientes vienen de la escritura (arts. 25 a 27) y la mora la puede fijar el reglamento por debajo del tope legal (art. 30).

Si intentas cambiar el valor con el reglamento, el sistema no te deja guardar y te dice por qué: el reglamento no dice cuánto se cobra este año; eso lo dice el presupuesto aprobado.

Cambiar los avisos (enviar al arrendatario, envío automático) o el bloqueo de reservas no pide soporte.

Paso a paso

1. Revisa Coeficiente de copropiedad. Lo recomendado es Lo ingreso a mano: en Colombia el coeficiente de cada unidad es el que dice la escritura del reglamento.
2. Elige Cómo se cobra la cuota y escribe el valor.
3. Elige la Fecha límite de pago y el Interés de mora mensual.
4. En Soporte de aprobación de la cuota y la mora, elige el soporte. Cada opción muestra su tipo, su fecha y su descripción, y debajo te dice para qué sirve.
5. Pulsa Guardar configuración. Si el soporte elegido no alcanza para lo que cambiaste, el botón queda inactivo y el mensaje en rojo dice qué soporte falta.

Si el soporte todavía no está registrado

No hace falta salir de la pantalla. Pulsa Registrar un soporte aquí, elige el tipo (acta del presupuesto, acta que fijó la cuota, reglamento de propiedad horizontal o reforma del reglamento), la fecha y una descripción, y adjunta el documento:

• Ya está cargada: elige el documento de la biblioteca del conjunto, por ejemplo la escritura que ya subiste en Documentos.
• Subirla ahora: adjunta el archivo; queda guardado en la biblioteca, categoría Acta.

Al registrarlo queda elegido en la lista. Es el mismo registro de Soportes de decisiones: allí también lo verás.

Los coeficientes

• Lo ingreso a mano (recomendado): cada unidad tiene el coeficiente de la escritura. Se carga en la ficha de la unidad o en lote con Importar coeficientes.
• Calcular desde el área: una aproximación que reparte según el área privada. Guardar la configuración nunca cambia los coeficientes, ni siquiera en este modo. Solo cambian si pulsas Recalcular coeficientes desde el área; antes de hacerlo, el sistema te dice cuántas unidades cambian y cómo queda la suma, y te pide confirmar. Si hay unidades sin área registrada, te las nombra y no deja recalcular hasta que las completes en Unidades.

Debajo verás la Revisión de coeficientes: cuántas unidades hay, cuánto suman (deben sumar 100,0000 %) y cuáles tienen coeficiente 0. Una unidad en 0 no paga cuota por coeficiente.

Un caso real

Un conjunto de dos torres tenía cargada en Documentos la escritura de su reglamento de propiedad horizontal y la registró como soporte de tipo Reforma del reglamento. Al configurar la cuota, la lista de soportes salía vacía porque solo mostraba actas de «Fijar cuota».

Ahora la escritura aparece en la lista y sirve para la fecha límite, la mora y la forma de calcular los coeficientes. Para cambiar el valor de la cuota la administración registra el acta de la asamblea que aprobó el presupuesto (con Registrar un soporte aquí) y la elige.

En la revisión de coeficientes la administración vio además que las unidades cargadas sumaban 46,5690 % —solo estaba cargada una de las dos torres— y que dos apartamentos estaban en 0. Lo corrigió con los coeficientes de la escritura antes de cobrar por coeficiente.

Errores comunes

• Usar el reglamento para subir la cuota. No sirve: el valor lo aprueba la asamblea con el presupuesto.
• Recalcular desde el área con coeficientes de la escritura ya cargados. Los pisa. Si ya tienes los de la escritura, deja Lo ingreso a mano.
• Cobrar por coeficiente cuando no suman 100 %. Revisa la revisión de coeficientes antes de generar el primer mes.