Conciliar el extracto del banco

El banco dice que entraron $450.000; la cartera necesita saber de quién. Conciliar es cruzar esas dos listas hasta que no quede ningún movimiento sin dueño.

Dónde queda

Menú Cobros → pestaña Pagos recibidos → origen Extracto del banco.

Quién puede hacerlo

Administración y contador, con el permiso de registrar transacciones. El consejo y el revisor fiscal ven las bandejas y los movimientos en modo consulta, sin subir extractos ni aplicar pagos.

Paso a paso

1. Entra a Cobros → Pagos recibidos → Extracto del banco.
2. Pulsa Subir extracto (CSV) con el archivo del período, o revisa lo que ya se cargó.
3. Para cada movimiento, identifica la unidad. La referencia de pago es la que hace el cruce automático: si el residente la usó al transferir, el sistema propone la unidad solo.
4. En Por revisar, elige la unidad de cada movimiento dudoso y pulsa Aplicar (o Ignorar si no es un pago de cartera). Lo aplicado se puede Deshacer con el motivo.

Cada bandeja muestra sus movimientos por páginas, con Anterior y Siguiente al final, y arriba puedes acotar el rango con Desde y Hasta para ir directo al mes que buscas. Las cuentas de cada bandeja son siempre del rango completo, no de la página.

La referencia de pago se ajusta en Referencia de pago y referencias por unidad, al final de la misma vista.

Un caso real

El extracto de agosto trae 87 movimientos de entrada. La mayoría se cruzan solos porque el residente usó su referencia de pago; quedan seis sin identificar.

De esos seis, cuatro tienen el valor exacto de la cuota mensual, y hay tres unidades que aparecen en mora por ese mismo valor. La tentación es asignarlos "por descarte". No conviene: si se aplica a la unidad equivocada, una familia queda con un pago que no hizo y otra sigue recibiendo recordatorios de mora habiendo pagado. Corregirlo después implica reversar los dos.

Lo que funciona: dejarlos sin conciliar y publicar un aviso corto —"tenemos cuatro pagos de agosto sin identificar, si transfirió y no ve el abono, envíe el comprobante desde Mi cuenta → Ya pagué"—. En un par de días se resuelven solos y con el soporte de quien pagó.

Los movimientos sin identificar quedan visibles a propósito: un ingreso sin dueño es plata de alguien que sigue apareciendo en mora.

Qué pasa después

• Los pagos conciliados bajan el saldo de sus unidades y quedan trazados contra el movimiento bancario que los respalda.
• Cada pago aplicado desde el extracto emite su recibo de caja, igual que uno registrado a mano: aparece en Pagos recibidos con origen Extracto bancario y el residente lo recibe. Si el movimiento solo se enlazó a un pago que el residente ya había reportado, no se emite otro: ese pago ya tiene el suyo.
• Deshacer una aplicación anula también su recibo, con el mismo motivo.
• Lo que quede sin identificar sigue visible, que es justamente el punto: un ingreso sin dueño es plata de alguien que sigue apareciendo en mora.

Errores comunes

• Aplicar "a ojo" un pago cuyo valor coincide con la cuota de varias unidades. Si no hay referencia, pregunta antes de aplicar; corregirlo después implica reversar.
• Dejar movimientos sin conciliar mes tras mes. La cartera deja de reflejar la realidad y el informe a la asamblea pierde credibilidad.