Registrar un pago que llegó
Cómo aplicar a la cartera un pago que hizo un residente por transferencia, consignación o efectivo, y cómo aprobar los que reportan los residentes.
Un pago que no se registra deja al residente en mora en el sistema, con sus intereses corriendo y sus recordatorios llegando, aunque haya pagado. Es la primera fuente de reclamos.
Dónde queda
Menú Cobros → pestaña Pagos recibidos. Ahí está todo lo que entró, sin importar por dónde: arriba se filtra por Origen (Todos, Reportados por residentes, Caja y transferencia, Extracto del banco, En línea) y el botón Registrar pago queda siempre a la vista. Desde la ficha de una unidad, Registrar abono abre el mismo formulario con la unidad ya elegida.
Por dónde puede llegar un pago, y dónde se aplica:
| Origen | Cómo entra a la cartera |
|---|---|
| Reportados por residentes | El residente envía el comprobante por Mateo o desde su portal (Mi cuenta → Ya pagué: enviar el comprobante); tú lo apruebas. |
| Caja y transferencia | Lo registras tú con Registrar pago. |
| Extracto del banco | Subes el extracto y el sistema lo cruza por la referencia. Ver Conciliar el extracto. |
| En línea | MercadoPago lo acredita solo. Ver Habilitar el pago en línea. |
Quién puede hacerlo
Administración y contador, con el permiso de registrar transacciones. El consejo y el revisor fiscal ven los pagos recibidos en modo consulta, sin registrar ni aprobar.
Paso a paso
- Entra a Cobros → Pagos recibidos y pulsa Registrar pago.
- Elige la unidad que pagó.
- Escribe el concepto con la referencia del soporte (por ejemplo, Cuota de octubre, consignación 4521) y el valor.
- Pon la fecha del pago: la del movimiento bancario o la del día en que recibiste el efectivo, no la de hoy.
- Elige el medio de pago y pulsa Registrar pago.
El pago se abona a la cartera de la unidad con esa fecha y queda su recibo de caja con número consecutivo, que le llega al residente.
Aprobar un pago que reportó el residente
Si el residente reportó el pago desde su portal o por Mateo, no lo digites de nuevo: en Origen → Reportados por residentes está con su comprobante. El número rojo en la pestaña Pagos recibidos dice cuántos esperan.
- Abre el comprobante con Ver soporte: es la foto o el PDF que mandó el residente, tal cual. Si Mateo alcanzó a leerlo, debajo de la referencia aparece Texto leído del comprobante con el valor, el banco y la fecha que encontró.
- La tabla marca si el valor y la referencia coinciden con lo esperado.
- Pulsa Aprobar (o Rechazar si el soporte no corresponde).
El aviso de que hay un pago por validar llega a todos los que pueden aprobarlo: administración y contador.
Al aprobar, el abono queda con la fecha en que el residente pagó, se emite el recibo de caja y se le avisa.
Un caso real
El residente del 301 escribe por WhatsApp: "ya pagué, les mando el soporte". La transferencia entró el viernes por $450.000 y hoy es lunes.
- Cobros → Pagos recibidos → Registrar pago, unidad 301.
- Concepto Cuota de octubre, transferencia del viernes, valor 450.000.
- Fecha del pago: la del viernes, no la de hoy.
Poner la fecha de hoy en vez de la del viernes parece un detalle, pero los intereses de mora se calculan por días: con tres días de más, el residente ve un interés que no le corresponde y el reclamo llega de vuelta.
La vía más corta: si ese residente reportó el pago desde su portal (Mi cuenta → Ya pagué: enviar el comprobante), ya está en Reportados por residentes con su soporte adjunto y la fecha en que pagó. Ahí se aprueba contra el comprobante en un clic, sin digitar nada ni pedirle la foto por WhatsApp.
Qué pasa después
- El saldo de la unidad baja y, si queda al día, dejan de correr los intereses y los recordatorios.
- El pago aparece en el estado de cuenta del residente y en Pagos recibidos.
- Queda su recibo de caja. Si te equivocaste, se anula con el motivo; no se borra.
Errores comunes
- Registrarlo con la fecha de hoy cuando el pago entró hace días: los intereses de mora se calculan por días, así que la cifra queda mal.
- Aplicarlo a la unidad equivocada. Deja a una unidad con un pago que no hizo y a otra en mora. Verifica contra la referencia del extracto.
- Registrar a mano un pago que ya entró por el extracto o en línea: la unidad queda con doble abono. Mira primero en Todos si ya está.