HolaJuntosControlar contratos y proveedores
Dónde viven los contratos de vigilancia, aseo y ascensores, con sus vencimientos y su expediente.
Los contratos grandes del conjunto —vigilancia, aseo, ascensores— son la mayor parte del presupuesto. Un contrato que se vence sin que nadie lo note deja al conjunto sin servicio o con una prórroga automática que nadie negoció.
Dónde queda
Menú Contratos y proveedores.
Quién puede hacerlo
Administración. El consejo también los ve: vigilar la contratación es parte de su función.
Paso a paso
- Entra a Contratos y proveedores y registra el contrato con su proveedor, objeto, valor y fecha de vencimiento.
- Adjunta el documento firmado en su Expediente.
- Actualízalo cuando se renueve o se modifique.
Un caso real
El contrato de vigilancia vence el 31 de diciembre y vale $8.200.000 al mes: casi la mitad del presupuesto operativo del conjunto.
Registrado con su fecha de vencimiento, aparece destacado 60 días antes. Eso cambia la conversación:
- Con aviso (octubre): hay tiempo de pedir tres cotizaciones, comparar y llevar la decisión al consejo de noviembre.
- Sin aviso (el 28 de diciembre): se renueva lo que haya, al precio que pongan, porque el 1 de enero el conjunto no se puede quedar sin vigilancia.
La diferencia entre las dos situaciones son varios millones al año, y lo único que la separa es tener la fecha cargada.
Lo que hay que adjuntar sí o sí: el contrato firmado, en su expediente. Cuando aparece la discusión de si el servicio incluía o no los festivos, lo que manda es el documento, no lo que alguien recuerde de la reunión.
Qué pasa después
- Los contratos próximos a vencer aparecen destacados y salen en el informe mensual de gestión.
- El expediente queda disponible para el consejo y para el revisor fiscal.
Errores comunes
- Guardar solo el valor mensual sin el documento: cuando hay una discusión sobre qué incluía el servicio, lo que manda es el contrato firmado.
- Renovar por inercia un contrato cuyo vencimiento nadie vio venir, perdiendo la oportunidad de cotizar.