Crear y seguir una orden de trabajo

Una orden de trabajo es lo que convierte "se dañó la bomba" en un trabajo con responsable, plazo y soporte de que se hizo y cuánto costó. Sin eso, la asamblea pregunta en qué se gastó la plata y no hay con qué responder.

Dónde queda

Menú Mantenimiento → Órdenes de trabajo.

Quién puede hacerlo

Administración y quien tenga el permiso de órdenes de trabajo.

Paso a paso

1. Entra a Órdenes de trabajo y pulsa Nueva orden.
2. Escribe el título y la descripción, elige el equipo afectado si aplica (la bomba, el ascensor), la prioridad y, si la hay, la fecha límite. Si ya tienes la cotización, escribe el costo.
3. Elige el proveedor con usuario (si el proveedor tiene cuenta en HolaJuntos, él ve la orden y la actualiza) o escribe el nombre del responsable.
4. A medida que avanza, toca la fila de la orden: ahí registras el nuevo estado con una nota para el historial, actualizas el costo cuando llega la factura y adjuntas la evidencia (fotos, factura). Cada cambio de costo queda anotado en el historial. El proveedor con usuario actualiza el estado y sube soportes, pero el costo lo registra la administración.
5. Ciérrala pasándola a Completada cuando esté terminada.

Las órdenes activas cuya fecha límite ya pasó se marcan Vencida en la tabla y se cuentan arriba.

Un caso real

El ascensor de la torre 1 se queda entre pisos por tercera vez en dos meses.

1. Órdenes de trabajo → Nueva orden: se describe la falla, se asocia al equipo Ascensor Torre 1 y se marca urgente.
2. Se asigna al proveedor del contrato de mantenimiento.
3. Cuando viene el técnico, se registra lo que hizo y se adjunta el informe y la factura.

Tres meses después, el consejo evalúa si vale la pena renovar el contrato o cambiar el equipo. Como las tres órdenes están asociadas al mismo activo, la respuesta sale sola: tres fallas, dos reparaciones facturadas y el informe del técnico diciendo que el variador está al final de su vida. Eso sostiene una decisión de inversión; "el ascensor se daña mucho" no.

El error que borra ese historial: crear la orden sin asociarla al activo. Cada falla queda suelta y nadie puede ver el patrón, que es justo lo que se necesitaba.

Qué pasa después

• La orden queda ligada al equipo, así que la próxima vez se ve el historial de ese equipo.
• La orden guarda el costo y la evidencia del trabajo, no el pago: el costo de la orden es informativo y no crea ningún movimiento contable. El pago al proveedor se registra aparte en Finanzas (como gasto o cuenta por pagar) con la misma factura.
• Las órdenes abiertas y urgentes salen en el tablero y en el informe mensual de gestión.

Errores comunes

• No asociarla a un activo. Sin eso, nadie puede ver que el mismo ascensor se dañó cuatro veces este año, que es justo el dato que justifica cambiarlo.
• Cerrarla sin evidencia. Cuando el consejo pregunte por ese pago, la foto y la factura son la respuesta.