Crear y seguir una orden de trabajo

Una orden de trabajo es lo que convierte "se dañó la bomba" en un trabajo con responsable, plazo y soporte de que se hizo y cuánto costó. Sin eso, la asamblea pregunta en qué se gastó la plata y no hay con qué responder.

Dónde queda

Menú Órdenes de trabajo.

Quién puede hacerlo

Administración y quien tenga el permiso de órdenes de trabajo.

Paso a paso

1. Entra a Órdenes de trabajo y pulsa Nueva orden de trabajo.
2. Describe el trabajo, indica el activo afectado si aplica (la bomba, el ascensor) y su prioridad.
3. Asigna al responsable o proveedor.
4. A medida que avanza, registra lo actuado y adjunta la evidencia (fotos, factura).
5. Ciérrala cuando esté terminada.

Un caso real

El ascensor de la torre 1 se queda entre pisos por tercera vez en dos meses.

1. Órdenes de trabajo → Nueva orden: se describe la falla, se asocia al activo Ascensor Torre 1 y se marca urgente.
2. Se asigna al proveedor del contrato de mantenimiento.
3. Cuando viene el técnico, se registra lo que hizo y se adjunta el informe y la factura.

Tres meses después, el consejo evalúa si vale la pena renovar el contrato o cambiar el equipo. Como las tres órdenes están asociadas al mismo activo, la respuesta sale sola: tres fallas, dos reparaciones facturadas y el informe del técnico diciendo que el variador está al final de su vida. Eso sostiene una decisión de inversión; "el ascensor se daña mucho" no.

El error que borra ese historial: crear la orden sin asociarla al activo. Cada falla queda suelta y nadie puede ver el patrón, que es justo lo que se necesitaba.

Qué pasa después

• La orden queda ligada al activo, así que la próxima vez se ve el historial de ese equipo.
• El gasto se registra en el libro de finanzas con su soporte.
• Las órdenes abiertas y urgentes salen en el tablero y en el informe mensual de gestión.

Errores comunes

• No asociarla a un activo. Sin eso, nadie puede ver que el mismo ascensor se dañó cuatro veces este año, que es justo el dato que justifica cambiarlo.
• Cerrarla sin evidencia. Cuando el consejo pregunte por ese pago, la foto y la factura son la respuesta.