Emparejar las cuentas con Alegra

Alegra no reconoce las cuentas por su código: cada cuenta suya tiene un número propio, interno. Para enviarle el mes hay que saber, para cada cuenta del conjunto, cuál es la cuenta de Alegra que le corresponde. Eso se llama emparejar, y al conectar Alegra se hace solo: HolaJuntos busca allá el mismo código de cuenta que tiene la cuenta acá y las deja unidas.

El problema es que en Alegra el código de una cuenta puede estar vacío. Si el plan de cuentas del conjunto no usa códigos, no hay nada que comparar: no se empareja ninguna cuenta y todos los envíos se rechazan diciendo que a esas cuentas les falta su pareja. Esta pantalla es la salida: ahí la cuenta de Alegra se elige por su nombre, tenga código o no.

Dónde queda

Menú Finanzas → pestaña Contabilidad → sección Emparejar las cuentas con Alegra.

Quién puede hacerlo

Es tarea del contador, igual que el resto del plan de cuentas: hace falta el permiso de gestionar la contabilidad. Conectar o desconectar el sistema contable es otra cosa y la hace la administración — ver Conectar el sistema contable del conjunto.

Cómo se empareja

La pantalla muestra una fila por cada cuenta del conjunto: las siete cuentas base y las que el contador haya mapeado por clave (categorías de gasto, conceptos de cuota…). Al lado de cada una hay una lista con las cuentas de Alegra, por nombre, con el código entre paréntesis cuando lo tiene.

1. Busca la fila de la cuenta que aparece en el mensaje de rechazo.
2. Elige en la lista la cuenta de Alegra que le corresponde.
3. Repite con las que falten y pulsa Guardar el emparejamiento.

Las cuentas que ya estaban bien no hay que volverlas a tocar: guardar no borra lo que no cambiaste.

Si una cuenta quedó emparejada con la de Alegra equivocada, elige la correcta en la misma lista. Y si quieres deshacer un emparejamiento, elige Sin emparejar: esa cuenta vuelve a quedar pendiente, y los envíos que la necesiten se van a rechazar hasta que se empareje de nuevo.

Si dos cuentas se ven con el mismo texto

Puede pasar, sobre todo con nombres largos, que dos cuentas de Alegra queden con el mismo texto en la lista (mismo nombre, sin código que las distinga). HolaJuntos no deja dos opciones idénticas: si pasa, les agrega al final el identificador propio de cada una en Alegra, para que sepas que son cuentas distintas y elijas la que corresponde.

Si el código de una cuenta está repetido en Alegra

Si dos cuentas de Alegra quedaron con el mismo código, la lista lo avisa junto a cada una («código repetido en el sistema contable»): un envío que dependiera de ese código se rechaza, porque Alegra no sabría a cuál de las dos mandarlo. Emparejarlas a mano sí funciona, porque cada una tiene su propio identificador interno además del código — elige con cuidado cuál es cuál, revisando en Alegra si hace falta.

Si una cuenta aparece inhabilitada

Alguna cuenta puede salir en la lista sin poderse elegir, con el motivo escrito junto a su nombre. Hoy solo pasa si el identificador que manda el proveedor es más largo de lo que HolaJuntos puede guardar —algo que con Alegra no ocurre en la práctica—: la cuenta existe allá, pero no se puede emparejar hasta que el proveedor la identifique con algo más corto.

Volver a leer el plan de cuentas

Cuando el contador crea una cuenta nueva en Alegra, o le cambia el nombre a una, HolaJuntos no se entera solo. El botón Volver a leer el plan de cuentas pide la lista otra vez y muestra las cuentas como están ahora, sin desconectar nada y sin tocar la credencial.

Releer no deshace lo que ya emparejaste a mano. Si una cuenta que estaba emparejada desapareció del plan de cuentas de Alegra —la archivaron, o la borraron—, la fila lo dice en vez de quedarse callada: el emparejamiento se conserva y tú decides si eliges otra cuenta o lo dejas así.

Si Alegra no responde

Si en ese momento Alegra no contesta, la sección lo dice y muestra igual el último emparejamiento guardado, solo para consultar: los datos con los que se arma esa lista son de HolaJuntos, no de Alegra. Lo que no se puede hacer mientras no responda es emparejar o cambiar un emparejamiento, porque para las dos cosas hace falta la lista de cuentas de Alegra, y es justo lo que no hay. Pulsa Volver a leer el plan de cuentas cuando quieras reintentar.

Lo que sí se puede es quitar un emparejamiento, con el botón junto a la cuenta: quitar no elige nada nuevo, así que no necesita la lista de Alegra. Sirve si te diste cuenta de que un emparejamiento está mal y Alegra justo no responde: mejor dejarlo sin emparejar —el próximo envío se va a rechazar diciendo que le falta esa cuenta— que dejarlo mal emparejado, porque un envío con una cuenta mal emparejada no se rechaza: se contabiliza en la cuenta equivocada.

Los envíos del mes siguen funcionando con lo que ya estaba emparejado: lo único que no se puede hacer mientras Alegra no responda es elegir una cuenta nueva —emparejar o cambiar—; quitar una que ya tenías sí se puede, en cualquier momento.

Si prefieres que se empareje solo

El camino del código sigue sirviendo, y para un plan de cuentas grande es más cómodo: ponle en Alegra el mismo código que tiene la cuenta en HolaJuntos, vuelve a leer el plan de cuentas y guarda. Las dos formas conviven; ninguna es obligatoria.

Con Siigo no aplica

Siigo identifica sus cuentas con el mismo código de cuenta que usamos nosotros, así que no hay nada que traducir: basta con que el código exista también allá. Si el conjunto tiene Siigo conectado, la pantalla lo dice y no pide emparejar nada. Lo mismo si no hay ningún sistema contable conectado: en ese caso la entrega del mes es el archivo.