Entregarle la contabilidad al contador

HolaJuntos no lleva la contabilidad del conjunto ni reemplaza al contador. Lo que hace es entregarle, mes a mes, un archivo con los movimientos ya clasificados en partida doble —cartera y banco, causación y recaudo, con la cuenta que corresponde a cada concepto— para que él lo suba a su propio software. El contador sigue siendo quien lleva el libro; esta pantalla es la que le ahorra transcribirlo a mano.

Dónde queda

Menú Finanzas → pestaña Contabilidad.

Quién puede hacerlo

Administración y contador configuran el plan de cuentas y entregan el mes. El revisor fiscal puede entrar a la misma pestaña, ver el plan de cuentas, el historial de entregas y descargar el archivo del mes, pero no puede cambiar ninguna cuenta: su función es vigilar, no operar.

Entrar a la pestaña solo exige poder ver las transacciones del conjunto. Dentro de ella hay dos permisos más finos que determinan qué se puede hacer una vez adentro: mapear cuentas es un permiso aparte (de configurar contabilidad), y revisar y descargar la entrega del mes es otro permiso distinto (de exportar transacciones). Por eso alguien puede entrar a la pestaña y no ver botones de guardar ni de descargar: tiene el primer permiso pero no los otros dos.

Paso a paso

1. Plan de cuentas (una sola vez, se ajusta cuando haga falta)

1. Escribe el número de cuenta para las siete cuentas base del conjunto: cartera, banco y cinco de ingreso (ordinaria, extraordinaria, intereses, servicios y otros). Son las cuentas que ya usa el contador para esta copropiedad; solo hay que escribir el número, no inventar un plan nuevo.
2. Debajo aparece la lista de claves que el conjunto usa de verdad: los conceptos de cuota (Cuota ordinaria, Cuota extraordinaria…) y las categorías que la administración escribió a mano al registrar gastos e ingresos (Aseo, Vigilancia, ACPM…). Cada fila muestra cuántos movimientos tiene esa clave y, si alguien ya la mapeó, la cuenta asignada.
3. Escribe la cuenta para cada clave y guarda. Una clave sin cuenta queda marcada Sin cuenta.

No hace falta mapear todo antes de usar el sistema: la lista crece sola a medida que se registran movimientos con claves nuevas, y se completa cuando haga falta.

2. Entrega del mes

1. Elige el período y pulsa Consultar. Aparece la vista previa: cuántos asientos genera ese mes, y el total al débito y el total al crédito por separado.
2. Si hay claves sin cuenta, salen listadas con su número de movimientos y su monto, y el botón de descargar queda bloqueado. Es también la razón por la que el débito y el crédito pueden no coincidir en la vista previa: un movimiento sin cuenta asignada no tiene dónde contabilizarse de un lado. Hay dos salidas: ir al plan de cuentas y mapear las claves que faltan, o marcar la casilla que manda lo no mapeado a la cuenta de otros ingresos. Ese atajo queda anotado en la auditoría, con quién lo usó y cuándo — está pensado para no frenar la entrega de un mes por una categoría nueva de $8.000, no para evitar mapear. Con todas las claves mapeadas (o con el atajo marcado), los dos totales siempre coinciden.
3. Si alguna unidad no tiene documento de identidad registrado, la vista previa lo avisa: el software del contador identifica al propietario por ese documento, y sin él el archivo sale con la etiqueta de la unidad en su lugar.
4. Pulsa Descargar entrega del mes. Se genera el archivo CSV (no hay versión en Excel) y queda registrado en el historial.

3. Historial de entregas

Ahí queda qué se entregó, cuándo y quién lo generó. Sirve para responderle al contador o al revisor fiscal "¿ya se entregó marzo?" sin tener que volver a generarlo.

Un caso real

Septiembre se entrega el 3 de octubre, con todo lo registrado hasta ese momento. El 5 de octubre llega un pago que en realidad corresponde al 28 de septiembre —un residente que pagó tarde y avisó tarde—, y se registra con esa fecha.

Nadie reabre la contabilidad de septiembre: eso obligaría al contador a deshacer un mes que ya cerró. Ese pago sale en la entrega de octubre, con una marca en el asiento que le indica al contador que es un movimiento de un mes anterior. La vista previa de octubre también lo cuenta: aparece como "rezagado de un mes ya entregado" junto al número de asientos.

Si un mes ya entregado cambia

Puede pasar: alguien reversa un movimiento de agosto después de que agosto ya se entregó. La pantalla lo avisa apenas se consulta ese período de nuevo. Volver a generar la entrega no borra la anterior: crea una entrega nueva que queda como la vigente, y la anterior se conserva en el historial marcada como reemplazada, con el motivo que se haya escrito. Es evidencia, no se pierde.

Y al revés: descargar el mismo mes dos veces sin que nada haya cambiado no crea dos entregas — se recibe otra vez la misma. Un mes sin ningún movimiento no aparece para entregar, porque no hay nada que ponerle al contador.

Qué pasa después

El contador recibe el archivo e importa los movimientos en el software que ya usa (Helisa, Siigo, Excel, el que sea). HolaJuntos no se conecta con ningún software contable ni sabe si la importación salió bien; eso lo confirma el contador de su lado.

Errores comunes

• Descargar con claves sin cuenta usando el atajo, mes tras mes, en vez de mapearlas. El atajo existe para un imprevisto puntual, no como rutina: si "otros ingresos" acumula plata de varias categorías reales, el contador pierde el detalle que la clasificación por cuenta le estaba dando. Revisa el historial de vez en cuando y mapea las claves que se volvieron frecuentes.
• Propietarios sin documento de identidad. Es el error que más preguntas genera del lado del contador: sin el documento, su software no puede casar el movimiento con el tercero correcto y el archivo sale con la unidad en vez de la persona. Se corrige completando el documento en el registro del residente (menú Residentes), no en esta pantalla.
• No darle importancia a que el débito y el crédito de la vista previa salgan distintos. No es una particularidad del archivo: siempre que aparecen distintos es porque hay claves sin cuenta (las mismas que se listan debajo). Mapéalas y los dos totales quedan iguales.