Conectar el sistema contable del conjunto

Además de entregar el archivo que el contador importa a mano, algunos conjuntos pueden conectar su propio sistema contable para que el mes se envíe directo, sin pasar por el archivo. Hoy eso funciona con Alegra y Siigo. Helisa y ContaPyme aparecen en la lista, pero no están disponibles todavía: la pantalla explica el motivo de cada uno cuando se consultan.

Dónde queda

Menú Finanzas → pestaña Contabilidad, en la sección Sistema contable.

Quién puede hacerlo

Conectar o desconectar el sistema contable lo hace la administración: es una autorización sensible, igual que conectar la pasarela de pagos. Mapear las cuentas del plan de cuentas sigue siendo tarea del contador, y no cambia por tener un sistema conectado.

Antes de conectar

Cada sistema entrega la credencial en un lugar distinto de su propia plataforma, no en HolaJuntos, y el campo Credencial del formulario de conexión espera una forma distinta para cada uno:

• Alegra: menú Configuración → API, ahí se genera el token. Se pega tal cual, sin nada más alrededor.
• Siigo: menú Alianzas → Mi Credencial API, ahí aparecen la llave de acceso y el identificador de partner. Siigo además exige el tipo de comprobante contable donde va a crear los asientos (se consulta en su propio panel, en la configuración de tipos de comprobante). Los tres datos se pegan juntos como un JSON: {"accessKey": "la-llave-de-acceso", "partnerId": "el-identificador-de-partner", "documentId": 12345} (el documentId va sin comillas, es un número).

El plan de cuentas del conjunto (las siete cuentas base y el mapa de claves) se sigue configurando igual que sin conexión — ver Entregarle la contabilidad al contador. Conectar un sistema no lo reemplaza: sigue siendo lo que le dice al asiento a qué cuenta va cada movimiento.

Con Alegra, cada cuenta necesita su código

Al conectar Alegra, HolaJuntos empareja las cuentas del conjunto con las de Alegra por el código de cuenta: busca allá el mismo código que tiene la cuenta acá y las deja unidas. Una cuenta que en Alegra no tenga código no se puede emparejar así, y todo envío se rechaza diciendo que a ese código le falta cuenta emparejada.

Si eso pasa: entra a Alegra, ponle el código a esa cuenta (o corrígelo si estaba distinto) y luego desconecta y vuelve a conectar el sistema contable acá, para que el emparejamiento se repita. Reconectar sin haberle puesto el código no cambia nada — el emparejamiento volvería a cruzar por código y la cuenta seguiría sin quedar unida.

Qué cambia al conectar

Con un sistema conectado, la acción principal de la sección Entrega del mes pasa a ser Enviar, en vez de descargar. El envío crea el comprobante directamente en el sistema contable del conjunto y queda registrado en el historial con el identificador que ese sistema le asignó.

El archivo no desaparece. El botón de descarga sigue ahí — con menos protagonismo visual, pero disponible — para el contador que prefiera revisarlo antes de dar por buena la entrega, o para cualquier mes que se quiera respaldar aparte.

Al consultar un mes, los totales que se ven son los del envío. El archivo es otro canal y se arma aparte: puede traer un número distinto de asientos, porque cada canal descuenta solo lo que ya se le entregó a él. La pantalla muestra los dos números, para que se sepa de antemano qué lleva cada uno.

Se envía de aquí en adelante, no la historia. Conectar el sistema contable no sube los meses anteriores: se envía el mes que se elija y, a partir de ahí, los que se sigan enviando. Lo que ya se entregó por archivo se queda como está, y los saldos con los que venía el conjunto (la cartera y los saldos iniciales) los carga el contador en su sistema — no salen de estos envíos.

El documento de identidad es obligatorio para enviar

El archivo, si al propietario de una unidad le falta el número de documento, se entrega igual: el movimiento sale con la etiqueta de la unidad en el lugar del tercero, y el contador lo corrige a mano si hace falta.

Un envío por API no tiene esa salida. Alegra y Siigo necesitan número y tipo de documento para clasificar al tercero del comprobante — no solo el número —, así que si a una unidad con movimiento en el mes le falta cualquiera de los dos, el botón de enviar queda bloqueado y la pantalla lista cuáles unidades faltan. Se completa en el menú Residentes, no en esta pantalla.

Un mes ya enviado no se reenvía solo

Igual que con el archivo, volver a consultar un período que ya se envió no crea un segundo envío: mientras nada haya cambiado, se recibe el mismo resultado. Si el mes cambió después de enviarlo (se reversa un movimiento, por ejemplo), la pantalla lo avisa al volver a consultarlo, y el envío nuevo queda como el vigente en el historial de HolaJuntos, sin borrar el anterior.

Ese reemplazo es del historial de HolaJuntos, no del sistema contable. El comprobante anterior sigue vivo allá, y HolaJuntos no puede anularlo: no hay forma de borrar un comprobante en la contabilidad de nadie desde acá, y tampoco debería haberla. Después de reemplazar un envío, entra al sistema contable y anula el comprobante que reemplazaste; si no, ese mes queda contabilizado dos veces.

Si un envío a Siigo falla

Siigo tiene una limitación real de su API: no permite consultar si un comprobante que se envió ya quedó creado. Si un envío falla por un problema de conexión (no por un rechazo de Siigo, que sí llega como error claro), no hay forma de saber desde HolaJuntos si el comprobante entró o no.

Por eso, si un envío a Siigo falla, entra primero a Siigo y busca el comprobante de ese mes antes de volver a intentarlo. Si ya está creado, no hay que reenviarlo.

Con Alegra hay una protección que Siigo no permite: cada envío lleva una referencia que se calcula a partir del contenido del mes, y antes de crear un comprobante HolaJuntos busca en Alegra si ya existe uno con esa misma referencia. Si existe, no se crea otro: se reporta el que ya está. Por eso reintentar el mismo mes, sin que haya cambiado, no lo duplica. Si el mes sí cambió entre los dos intentos (se reversó un movimiento, entró un pago con fecha vieja), el envío nuevo es un comprobante nuevo — y el anterior sigue vivo en Alegra, así que hay que anularlo allá.

Desconectar

Desconectar borra la credencial guardada del conjunto — no toca los comprobantes que ya se enviaron, ni el historial de entregas. Después de desconectar, la entrega del mes vuelve a ser solo el archivo.