Expedir el paz y salvo oficial para la notaría

Cuando un propietario vende, la notaría le exige un paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes firmado por el representante legal de la copropiedad (artículo 29 de la Ley 675 de 2001). No es el certificado de estado de cartera que se descarga desde el cobro del mes: ese es informativo. Este es el oficial.

Dónde queda

Menú Unidades → entra a la unidad → bloque Paz y salvo oficial, al final de la ficha.

Quién puede hacerlo

Solo el representante legal declarado del conjunto, con su propia sesión. Ser administrador de la plataforma no basta: la primera vez, quien ejerce la representación legal marca Confirmo que soy el representante legal vigente y pulsa Declararme representante legal. Desde ese momento el bloque le muestra a todos quién es, y solo a esa persona le ofrece expedir. La declaración también se puede hacer en Datos del conjunto, en el bloque Representante legal.

Paso a paso

1. Revisa que la unidad tenga la matrícula inmobiliaria y que sus propietarios estén registrados con su cédula (en la ficha del residente). El certificado los toma de ahí. Si falta la matrícula, el bloque lo avisa y el botón Agregar matrícula abre la edición de la unidad justo en ese campo; no es obligatoria para expedir.
2. En Paz y salvo oficial, elige la fecha de corte (por defecto, hoy).
3. Marca Expido este paz y salvo electrónicamente en calidad de representante legal.
4. Pulsa Expedir paz y salvo oficial. El PDF se descarga y queda guardado con su número y su enlace de verificación.

A quién le llega

Apenas se expide, el sistema se lo envía a los propietarios vigentes de la unidad y, si la administra una inmobiliaria, también a ella: por correo, con el PDF adjunto, a quien tenga correo, y por WhatsApp, con el mismo PDF, a quien tenga celular. Solo les llega a quienes autorizaron el tratamiento de sus datos. El arrendatario no lo recibe: el certificado es del inmueble.

El mensaje de confirmación dice a cuántas personas les llegó. Si dice que no se envió a nadie (por ejemplo, el propietario no tiene correo ni celular registrados, o no ha dado la autorización), entrégale tú el PDF que se descargó. Si el envío falla, el paz y salvo igual queda expedido.

Qué lleva el certificado

• La copropiedad: nombre, NIT, dirección y ciudad.
• El inmueble: la unidad y su matrícula inmobiliaria.
• Los propietarios vigentes ese día, con su documento ("C.C. 52.345.678"). Si no tienen documento registrado sale solo el nombre.
• Qué cubre: cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, intereses de mora, sanciones y demás contribuciones a las expensas comunes causadas hasta la fecha de corte.
• Hasta cuándo vale: el último día del mes de corte. El día 1 del mes siguiente se causa una cuota nueva que el certificado no cubre.
• Dónde y cuándo se expidió, el nombre del representante legal, un código QR y un enlace para que la notaría o el comprador descarguen el original y comprueben que no fue alterado.

Todo eso queda fotografiado al expedir: si mañana cambia la dirección, la matrícula o un propietario, el certificado ya emitido sigue diciendo lo que decía.

Un caso real

El propietario del 504 vende y firma la escritura el 20 de octubre. El 8 de octubre pide el paz y salvo. La representante legal entra a la unidad y ve que falta la matrícula: la copia del certificado de tradición que trae el vendedor dice 50N-20123456, la escribe en Editar unidad y expide. El certificado dice "Válido hasta el 31 de octubre de 2026", así que sirve para la firma del 20. Si la firma se corriera a noviembre, habría que expedir uno nuevo después de que pague la cuota de noviembre.

Errores comunes

• "No se puede expedir paz y salvo: la unidad tiene saldo pendiente a la fecha de corte." La unidad debe algo de expensas comunes —cuota, interés de mora o sanción— a esa fecha. Se cobra primero. Un canon de arrendamiento impago no bloquea el paz y salvo: es deuda con un tercero, no con la copropiedad.
• "Solo el representante legal declarado puede expedir…" Quien intenta expedirlo no es la persona declarada. Tiene que hacerlo ella, con su sesión.
• Expedirlo sin matrícula ni propietarios. Se puede, pero la notaría puede devolverlo: el certificado dirá "No registrada en la copropiedad" y "Sin propietario registrado".