Crear y mantener las unidades del conjunto

Cada apartamento, casa o local es una unidad, y cada una tiene su coeficiente de copropiedad. De ahí sale cuánto paga: si los coeficientes están mal, todo el cobro está mal.

Dónde queda

Menú Unidades y residentes → Unidades.

Quién puede hacerlo

Solo quien administre unidades: el administrador.

Paso a paso

1. Entra a Unidades y pulsa Nueva unidad.
2. Escribe su identificación (torre, apartamento) tal como la conoce la gente del conjunto: es lo que verán portería y los residentes.
3. Pon el coeficiente que le asigna el reglamento de propiedad horizontal, en porcentaje y con hasta 4 decimales, tal como aparece en la escritura: por ejemplo 0,5432 para 0,5432 %.
4. Si la tienes, escribe la matrícula inmobiliaria (opcional), tal como sale en el certificado de tradición: por ejemplo 50N-1234567.
5. Guarda.

Para corregir una unidad ya creada, entra a ella y pulsa Editar, junto al título: ahí se cambian el identificador, el coeficiente, el área y la matrícula inmobiliaria.

Cambiar el nombre de una unidad o un local

El nombre se puede cambiar cuando quieras, también después de configurado y con residentes o cobros encima. Pasa mucho con los locales: se crean como «Local 1» y luego llega el negocio con su nombre.

1. Entra a Unidades y abre la unidad.
2. Pulsa Editar, junto al título.
3. Escribe el nombre nuevo y pulsa Guardar cambios.

Los cobros, pagos y residentes siguen siendo de la misma unidad: solo cambia cómo se ve el nombre en la plataforma, en las cuentas de cobro y en la portería.

La matrícula inmobiliaria

Es el número con el que la Oficina de Registro identifica el inmueble (el "folio de matrícula"). No hace falta para cobrar, pero sí para el paz y salvo oficial: la notaría lo pide para escriturar una venta y ahí tiene que quedar claro de qué inmueble se trata. "Torre 1 - 301" es un nombre interno; la matrícula es el dato registral. Si no está, el paz y salvo dice "No registrada en la copropiedad". Ver Expedir el paz y salvo oficial.

Conjuntos nuevos: unidades sin vender

En un conjunto recién construido, las unidades que la constructora aún no ha vendido se crean igual que las demás y se registran con la constructora como propietaria. Así entran al cobro: la constructora paga la cuota de administración de esas unidades como propietaria inicial. Cuando una se venda, cambias el propietario.

Para llevar la cuenta del 51 % de coeficientes entregados que pone fin a la administración provisional (art. 52 de la Ley 675), registra la fecha de entrega de cada unidad: está explicado en Registrar la entrega de unidades.

Si son muchas

Nadie crea 120 apartamentos de a uno. En la misma pantalla, el botón Cargar Excel o CSV sube las unidades con sus coeficientes y, en el mismo archivo, a sus residentes. Está explicado en Cargar las unidades y los residentes desde un Excel.

Ojo con una cosa: esa carga añade, no corrige. Una unidad que ya existe conserva el coeficiente que tiene, aunque el archivo traiga otro. Para cambiarlo hay que entrar a la unidad.

Un caso real

Un conjunto nuevo entra a la plataforma con 120 apartamentos. El paso que decide si todo lo demás funciona es el coeficiente.

El reglamento de propiedad horizontal asigna a cada unidad su coeficiente, y la suma de todos debe dar 100%. Si al cargarlos suman 98,7%, pasan dos cosas: el conjunto cobra menos de lo que aprobó la asamblea, y el faltante aparece mes tras mes sin que se sepa de dónde sale.

Por eso el orden importa:

1. Cargar las 120 unidades con la nomenclatura del reglamento — "Torre 1 - 301", como la conoce la gente, no "T1-301".
2. Verificar que los coeficientes sumen 100% antes de generar el primer cobro.
3. Recién entonces, registrar residentes y generar cuotas.

Corregir un coeficiente después del primer cobro no es cambiar un número: hay que reversar el cobro del período completo y volver a generarlo.

Qué pasa después

• La unidad entra en el cobro del próximo período según su coeficiente.
• Se le pueden asociar residentes, mascotas, vehículos y parqueaderos.

Errores comunes

• Que los coeficientes no sumen 100%. Revísalo antes de generar la primera cuota; si suman más, el conjunto estaría cobrando de más, y si suman menos, no alcanza el presupuesto aprobado.
• Inventar la nomenclatura. Si el reglamento dice "Torre 1 - 301", ponerlo como "T1-301" confunde a portería y a los residentes.