Registrar un residente

El registro de personas es lo que hace funcionar todo lo demás: el portal del residente, los avisos de paquetes, las cuentas de cobro y Mateo por WhatsApp dependen de que el celular y el correo estén bien.

Dónde queda

Menú Residentes.

Quién puede hacerlo

Administración. El consejo no ve el censo: son datos personales y su función es vigilar, no operar.

Paso a paso

1. Entra a Residentes y pulsa Nuevo residente.
2. Escribe nombre, documento, celular y correo.
3. Asócialo a su unidad e indica si es propietario o arrendatario.
4. Guarda.

Un caso real

Cambia de dueño el apartamento 402. Llega la familia nueva y la anterior se fue hace dos semanas.

Lo que hay que hacer, en este orden:

1. Registrar a los nuevos con celular y correo, asociados al 402 y marcados como propietarios.
2. Archivar a los anteriores. No borrarlos: su historial de cartera y los recibos a su nombre tienen que quedar, porque son la prueba de lo que se pagó y lo que quedó pendiente.

Lo que pasa si se salta el paso 2: la familia que se fue sigue recibiendo la cuenta de cobro del 402 y los avisos de paquetes de gente que no conoce. Además de incómodo, es enviarle datos de una unidad que ya no habita.

Y el error que más trabajo genera: un dígito mal en el celular. Ese número es por donde llega el enlace del portal, la cuenta de cobro y el aviso de paquete. Cuando falla, el residente cree que el sistema no funciona y la administración termina haciendo a mano lo que debía ser automático. Confírmalo con la persona, no lo transcribas de un papel.

Qué pasa después

• La persona puede entrar a su portal con el enlace que le llega a ese celular o correo.
• Empieza a recibir los avisos de su unidad: cuenta de cobro, paquetes, comunicados.

Errores comunes

• Un celular mal escrito. Es la causa número uno de "no me llega el enlace" y de que la cuenta de cobro no llegue. Confírmalo con la persona.
• Dejar al anterior residente activo cuando el apartamento cambió de manos: el que se fue sigue recibiendo los recibos y los datos de una unidad que ya no habita. Cuando alguien se va, se archiva; no se borra, porque su historial de cartera tiene que quedar.