Registrar un residente
Cómo dar de alta a una persona en su unidad, por qué el celular y el correo son críticos, y qué hacer cuando alguien se va.
El registro de personas es lo que hace funcionar todo lo demás: el portal del residente, los avisos de paquetes, las cuentas de cobro y Mateo por WhatsApp dependen de que el celular y el correo estén bien.
Dónde queda
Menú Unidades y residentes → Residentes.
Quién puede hacerlo
Administración. El consejo no ve el censo: son datos personales y su función es vigilar, no operar.
Paso a paso
- Entra a Residentes y pulsa Nuevo residente.
- Escribe nombre, documento, celular y correo. El celular va con sus 10 dígitos, como lo
marcarías desde otro celular (por ejemplo
300 123 4567): el 57 de Colombia se agrega solo. Si el número no tiene la forma de un celular, el formulario te avisa antes de guardar. - Asócialo a su unidad e indica su relación con ella (ver la tabla de abajo).
- Guarda.
Si son muchos
Para el censo entero del conjunto no se usa este formulario. El botón Cargar Excel o CSV de esta misma pantalla lleva a la carga masiva, donde en un solo archivo van las unidades y sus residentes: Cargar las unidades y los residentes desde un Excel. El celular es obligatorio en cada fila que tenga una persona, y quien ya esté registrado conserva sus datos: la carga añade, no reemplaza.
Qué relación elegir
La relación se marca por unidad: la misma persona puede ser propietaria del 301 y administrar el 502 de un tercero.
| Relación | Quién es | Qué recibe y qué puede hacer |
|---|---|---|
| Propietario | El dueño que figura en la escritura. | Es el responsable de la cuota: recibe la cuenta de cobro, ve el saldo y el paz y salvo, y vota en asamblea. |
| Arrendatario | Quien arrienda y vive en la unidad. | Ve el saldo, radica PQRS y reserva zonas comunes. Recibe la cuenta de cobro solo si el conjunto lo activa en Cuotas. Vota solo con poder del propietario. |
| Administrador de la propiedad | La inmobiliaria o el apoderado que gestiona la unidad a nombre del propietario, sin vivir ahí. | Recibe la cuenta de cobro, los recordatorios de pago y los avisos de sanción; ve el saldo y radica PQRS. No reserva zonas comunes. Vota solo con poder del propietario. |
| Residente (ocupante) | Un familiar u ocupante que vive en la unidad. | Hace trámites (PQRS, reservas, visitas) y ve el saldo, pero no recibe la cuenta de cobro. |
Registrar a la inmobiliaria no reemplaza al propietario: la responsabilidad legal de la cuota sigue siendo suya. Déjalos a los dos registrados en la unidad, cada uno con su relación.
El documento de identidad del propietario no es solo un dato de contacto: es el tercero con el que el software del contador casa cada movimiento de esa unidad cuando se le entrega la contabilidad del mes, en la pestaña Contabilidad de Finanzas. Si falta, el archivo que recibe el contador identifica la unidad por su etiqueta ("Torre 1 - Apto 101") en vez de por la persona, así que conviene capturarlo desde el registro y no dejarlo para después.
Un caso real
Cambia de dueño el apartamento 402. Llega la familia nueva y la anterior se fue hace dos semanas.
Lo que hay que hacer, en este orden:
- Registrar a los nuevos con celular y correo, asociados al 402 y marcados como propietarios.
- Archivar a los anteriores (en su ficha, menú ⋮ → Archivar). No borrarlos: su historial de cartera y los recibos a su nombre tienen que quedar, porque son la prueba de lo que se pagó y lo que quedó pendiente. Si el anterior era el único propietario, la plataforma te pide elegir al nuevo propietario entre los registrados en la unidad; por eso el paso 1 va primero.
Lo que pasa si se salta el paso 2: la familia que se fue sigue recibiendo la cuenta de cobro del 402 y los avisos de paquetes de gente que no conoce. Además de incómodo, es enviarle datos de una unidad que ya no habita.
Y el error que más trabajo genera: un dígito mal en el celular. Ese número es por donde llega el enlace del portal, la cuenta de cobro y el aviso de paquete. Cuando falla, el residente cree que el sistema no funciona y la administración termina haciendo a mano lo que debía ser automático. Confírmalo con la persona, no lo transcribas de un papel.
Qué pasa después
- La persona puede entrar a su portal con el enlace que le llega a ese celular o correo.
- Empieza a recibir los avisos de su unidad: cuenta de cobro, paquetes, comunicados.
Números que hay que revisar
Si un número guardado no tiene la forma de un celular —por ejemplo, un 57 seguido de solo siete cifras, porque se quedaron por fuera los tres primeros dígitos—, la lista de Residentes muestra un aviso arriba y la etiqueta Revisar número al lado de esa persona; su ficha dice lo mismo en Contacto. Mientras no lo corrijas, Mateo no le puede escribir y no puede entrar al portal: abre su ficha, pulsa Editar residente, confirma el número con la persona y guarda.
Errores comunes
- Un celular mal escrito. Es la causa número uno de "no me llega el enlace" y de que la cuenta de cobro no llegue. Confírmalo con la persona. Un número incompleto ya no se deja guardar; uno con un dígito cambiado sí, porque tiene la forma correcta: por eso hay que confirmarlo.
- Registrar a la inmobiliaria como propietaria. Parece práctico porque así le llega la cuenta de cobro, pero le da voto en asamblea y el paz y salvo a su nombre, y el dueño real desaparece del censo. Márcala como administrador de la propiedad: recibe los avisos de cobro igual.
- Dejar al anterior residente activo cuando el apartamento cambió de manos: el que se fue sigue recibiendo los recibos y los datos de una unidad que ya no habita. Cuando alguien se va, se archiva; no se borra, porque su historial de cartera tiene que quedar.