Hacer una asamblea de copropietarios
Crear la asamblea, registrar la asistencia con su coeficiente, votar desde el celular y dejar el acta con su constancia.
La asamblea decide lo que la administración ejecuta: presupuesto, cuotas extraordinarias, reformas. Aquí la preparas, la llevas en vivo y sales con el acta, y cada voto queda ponderado por el coeficiente de la unidad, como pide la Ley 675.
Dónde queda
Menú Unidades y residentes → Asambleas.
Si tu conjunto todavía no tiene asambleas
En Asambleas el administrador ve una cotización: el módulo para el número de unidades del conjunto y los servicios adicionales que quiera sumar (por ejemplo asistencia presencial, grabación o transcripción), con el IVA.
- Marca los adicionales que necesitas; el total se recalcula solo.
- Pulsa Solicitar y pagar: se abre el pago en línea de Bold (tarjeta, PSE, Nequi o Botón Bancolombia).
- Al volver, la pantalla verifica el pago. Cuando Bold lo confirma, la asamblea queda habilitada y te llega un correo. Con PSE puede tardar unos minutos.
Cada compra habilita una asamblea, con su segunda convocatoria si la primera no tiene quórum. Para la siguiente, usa Comprar otra asamblea. Si compraste servicios presenciales, HolaJuntos te contacta para agendarlos.
Quién puede hacerlo
El administrador crea la asamblea, registra la asistencia, abre y cierra las votaciones y genera el acta. El consejo la puede ver.
Los plazos que vigila la plataforma
- Convocar exige 15 días calendario completos entre hoy y la reunión, sin contar ninguno de los dos (art. 39). Si faltan menos, la plataforma no deja convocar y te pide cambiar la fecha.
- La segunda convocatoria se calcula sola: el tercer día hábil siguiente a las 8:00 p. m. (art. 41), sin contar sábados, domingos ni festivos. Inclúyela en el texto de la convocatoria.
- Si la asamblea no logra quórum, cámbiala a Fallida (sin quórum) y pulsa Crear segunda convocatoria: hereda título, lugar y modalidad, y no gasta otra asamblea.
- Una ordinaria fuera de los tres meses siguientes al cierre del presupuesto muestra un aviso.
Las reglas del reglamento
Con Reglas del reglamento ajustas lo que dice el reglamento de tu conjunto: cuántos poderes puede llevar una persona, si el administrador puede recibir poderes, cuántos minutos se espera el quórum, si se puede cambiar el voto mientras la votación sigue abierta, si se restringe el voto de las unidades en mora y en qué mes cierra el presupuesto. Cada asamblea toma las reglas vigentes al convocarla.
Las decisiones del 70 % (art. 46) no se votan en reuniones virtuales o mixtas, salvo que el reglamento lo permita y lo marques aquí. En segunda convocatoria sí se votan, pero solo se aprueban con el 70 % de los coeficientes de todo el conjunto.
El recorrido de una asamblea
- Administracióncrea la asamblea con fecha, lugar, tipo y quórum requerido
- Administraciónagrega los puntos de votación y sus opciones
- Mesa de registromarca cada unidad presente, propietario o con poder, y pone a firmar la planilla
- Asistenterecibe su código QR y vota desde el celular
- Administraciónabre y cierra cada votación; el resultado sale ponderado por coeficiente
- Administracióngenera el acta y registra la constancia del presidente y el secretario
La mesa de registro
- Elige la unidad y marca si asiste el propietario o alguien con poder.
- Escribe el nombre y la cédula de quien asiste. Si viene con poder, sube la foto o el PDF del poder firmado.
- Pon a firmar la planilla de firmas e imprime o muestra el código QR de la unidad: con él vota desde su celular.
El coeficiente presente y si hay quórum se ven arriba en todo momento. Con Proyectar abres una pantalla para el videobeam con el quórum y los resultados en vivo.
Las votaciones
Cada punto tiene sus opciones y su tipo de decisión. Las que la ley exige con el 70 % de los coeficientes (por ejemplo, una reforma del reglamento) no se pueden aprobar en una reunión virtual ni en segunda convocatoria. Al cerrar la votación queda la opción ganadora con su coeficiente.
El acta
Generar acta arma el texto con los asistentes, el quórum y el resultado de cada punto. Después registra los nombres del presidente y del secretario: la plataforma guarda una huella del acta, y con Verificar integridad compruebas que nadie la cambió después.
Las decisiones que salen de la asamblea (presupuesto, cuota extraordinaria) quedan como soporte en Registrar el soporte de una decisión.