Registrar el soporte de una decisión
Cómo dejar cargada el acta que aprobó el presupuesto, una cuota extraordinaria o una derrama, o la escritura del reglamento, que es lo que habilita cobrarla.
Un presupuesto o una cuota extraordinaria no se cobran porque la administración lo decida: los aprueba la asamblea. Esta pantalla conserva el soporte documental de una asamblea llevada por fuera de HolaJuntos. Si el conjunto usa el módulo de Asambleas, la decisión sale de esa sesión y queda lista para confirmar únicamente después de publicar el acta suscrita.
Dónde queda
Menú Contabilidad → Soportes de decisiones.
Quién puede hacerlo
La administración registra y anula los soportes manuales; el consejo y la revisoría fiscal los consultan.
Paso a paso
- Úsalo si la asamblea se realizó por fuera de HolaJuntos. Entra a Soportes de decisiones, pulsa Registrar soporte y llena la decisión: de qué tipo es (aprobar presupuesto, cuota extraordinaria, reglamento de propiedad horizontal…), la fecha de la asamblea o de la escritura y lo aprobado.
- Adjunta el acta (o la escritura): elige una que ya esté en la biblioteca de documentos con Ya está cargada, o súbela con Subirla ahora. Sin documento no hay soporte.
- Guarda.
Qué tipo de soporte elegir
| Tipo | Qué respalda |
|---|---|
| Aprobar presupuesto / Fijar cuota | El valor de la cuota de administración, y también su fecha límite, la mora y los coeficientes. |
| Reglamento de propiedad horizontal (escritura) | La escritura que constituyó el conjunto. Respalda la fecha límite de pago, el interés de mora y la forma de calcular los coeficientes, no el valor de la cuota. |
| Reforma del reglamento | Lo mismo que el reglamento: fecha límite, mora y coeficientes. |
| Cuota extraordinaria | Una derrama. |
| Condonar intereses de mora | Perdonar intereses ya causados. |
El reglamento original y su reforma son tipos distintos porque la escritura no es una reforma, pero en la cuota sirven para lo mismo. Ver Configurar la cuota, la mora y los coeficientes. Ese soporte también se puede registrar sin salir de Cobros → Ajustes → Reglas de cobro, con Registrar un soporte aquí.
Un caso real
La asamblea de marzo aprobó una cuota extraordinaria de $400.000 por unidad para impermeabilizar la terraza, pagadera en cuatro cuotas.
Antes de cobrar un peso se registra el soporte: tipo cuota extraordinaria, fecha de la asamblea, lo aprobado (valor, número de cuotas, destino) y el acta firmada adjunta.
Eso no es papeleo. En junio, un copropietario que compró el apartamento en abril objeta el cobro: "yo no estaba en esa asamblea". La respuesta está en dos clics — acta, fecha, quórum y decisión—, y la obligación sigue a la unidad, no a la persona.
El orden importa: primero el soporte, después el cobro. Si se cobra primero y el acta se sube "cuando la firmen", el primero que objete deja a la administración sin con qué responder.
Qué pasa después
- Si el conjunto no tiene Asambleas, la decisión queda disponible para asociarla al presupuesto o al cobro que habilita. Si las tiene, conserva el documento en el historial pero el presupuesto y la derrama usan la decisión verificable de la asamblea publicada.
- El consejo y el revisor fiscal pueden consultar el soporte de cualquier cobro extraordinario.
- Si te equivocaste de acta o de tipo, el soporte se anula con su motivo: deja de respaldar cobros nuevos, no desaparece del historial y no altera lo ya cobrado con él.
Errores comunes
- Cobrar primero y registrar el acta después. Si un copropietario objeta el cobro, el soporte tiene que existir desde antes.
- Adjuntar el acta sin firmas. El acta que sirve de soporte es la aprobada y firmada por quienes corresponde.