Revisar quién hizo qué

La auditoría es el respaldo de la confianza: cada acción sensible queda registrada con su autor y su fecha. Es lo que permite responder "¿quién anuló ese recibo?" sin depender de la memoria de nadie.

Dónde queda

Menú Auditoría.

Quién puede hacerlo

El consejo y la administración, con el permiso de auditoría. Es una de las pantallas que el consejo sí ve, precisamente porque su función es vigilar.

Qué encuentras

• Movimientos contables reversados y su motivo.
• Recibos anulados.
• Cambios de configuración y de permisos.
• Acciones sobre datos personales.

Un caso real

En la asamblea, un copropietario pregunta por qué el recibo RC-0018 aparece anulado.

Sin auditoría, la respuesta depende de que alguien se acuerde. Con auditoría, se abre y está: quién lo anuló, cuándo y con qué motivo — "pago aplicado a la unidad equivocada, se emite RC-0019"—, y al lado el recibo nuevo.

Eso convierte una sospecha en un trámite explicado, que es justamente para lo que sirve.

Qué mirar cuando algo huele raro:

• Reversos repetidos sobre el mismo concepto. Uno es un error de digitación; cinco en el mismo rubro es un tema para la reunión.
• Cambios de permisos. Si alguien se dio a sí mismo acceso a finanzas, queda registrado.
• Anulaciones sin motivo claro. El motivo es obligatorio, pero "corrección" no explica nada.

Nadie puede borrar un registro de auditoría, ni la administración. Eso es lo que le da valor.

Qué pasa después

Nada: es solo lectura. Ni siquiera la administración puede borrar un registro de auditoría, que es lo que le da valor.

Errores comunes

• Buscar aquí el detalle de una gestión operativa. La auditoría registra acciones del sistema, no la conversación con el proveedor; eso va en la orden de trabajo o en la PQRS.