Cómo hacer el presupuesto anual de una copropiedad

1. Parte de la ejecución real del año anterior

Revisa cuánto se gastó realmente en vigilancia, aseo, mantenimiento, servicios públicos de zonas comunes, seguros, honorarios y administración. La ejecución real es la mejor base para no subestimar gastos.

2. Proyecta los gastos del año

Ajusta cada rubro por inflación y por los contratos vigentes (la vigilancia suele ser el rubro más pesado y sube con el salario mínimo). Suma los mantenimientos programados: ascensores, motobombas, pintura, impermeabilizaciones.

Incluye el seguro de zonas comunes — obligatorio por la Ley 675 — y los honorarios del administrador, contador y revisor fiscal si aplica.

3. No olvides el fondo de imprevistos

La Ley 675 exige un fondo de imprevistos de mínimo el 1% del presupuesto anual de gastos. Preséntalo como un rubro explícito.

4. Calcula la cuota por coeficiente

El total de gastos más el fondo de imprevistos se distribuye entre las unidades según su coeficiente de copropiedad. De ahí sale la cuota mensual de cada unidad.

Considera un supuesto realista de mora: si presupuestas asumiendo recaudo del 100%, cualquier cartera vencida te desfinancia.

5. Apruébalo y ejecútalo con disciplina

La asamblea aprueba el presupuesto. Durante el año, compara mensualmente ejecutado contra presupuestado y reporta al consejo: las desviaciones detectadas a tiempo se corrigen; las de fin de año se convierten en cuota extraordinaria.

Cómo te ayuda HolaJuntos

Poner en práctica lo anterior es mucho más fácil con una plataforma que centraliza la administración de la copropiedad. HolaJuntos reúne cartera y cuotas, PQRS, asambleas, portería, reservas y pagos en un solo lugar, y añade a Mateo, un asistente por WhatsApp que atiende a los residentes 24/7. Está construido alrededor de la Ley 675 de 2001 y cumple el régimen de habeas data (Ley 1581 de 2012).

Así, tareas que normalmente consumen horas —cobrar, responder solicitudes, preparar la asamblea, generar el paz y salvo o la cuenta de cobro— quedan automatizadas y con soporte documental. La administración gana tiempo y transparencia, y los residentes reciben un mejor servicio.