¿Cómo se cobra una cuota de administración en mora?

El cobro de las expensas en mora tiene, en la mayoría de las copropiedades, dos etapas. La primera es el cobro persuasivo o prejurídico: el administrador envía comunicaciones al propietario recordándole la deuda, liquida el capital y los intereses de mora y ofrece la posibilidad de celebrar un acuerdo de pago. Esta etapa busca recuperar la cartera sin acudir a la justicia y suele estar regulada por un reglamento interno de cartera aprobado por la asamblea, que define plazos, comunicaciones y condiciones de los acuerdos.

Si el propietario no paga ni llega a un acuerdo, viene la etapa de cobro jurídico. La herramienta central es el proceso ejecutivo, que es posible porque la Ley 675 de 2001 le otorga mérito ejecutivo al certificado sobre la existencia y el monto de la deuda por expensas comunes, expedido por el administrador y por el revisor fiscal cuando exista. Con ese título, un abogado presenta la demanda ejecutiva ante el juez, quien puede librar mandamiento de pago y decretar medidas cautelares como el embargo y secuestro de bienes del deudor, incluida la propia unidad privada, para llegar eventualmente al remate y pagar la deuda.

Para que el cobro sea sólido, el estado de cuenta debe estar bien elaborado: identificar claramente al deudor y la unidad, discriminar el capital adeudado por cada periodo, liquidar los intereses de mora sin superar la tasa de usura y estar firmado por quienes la ley exige. Errores en el título ejecutivo —montos no soportados, intereses excesivos, falta de firmas— pueden dar lugar a excepciones del deudor y demorar o frustrar el cobro. Por eso conviene que la administración lleve una contabilidad ordenada de la cartera.

En cuanto a los costos del proceso (honorarios de abogado y costas judiciales), lo habitual es que se le carguen al propietario deudor si así lo prevé el reglamento y lo reconoce el juez. Aun con el proceso en curso, la copropiedad y el propietario pueden llegar a un acuerdo de pago que termine el litigio. La recomendación general para el copropietario es atender las comunicaciones de cobro cuanto antes: es mucho menos oneroso pactar un plan de pago que enfrentar un proceso ejecutivo con embargos y costas.