Cargar la cartera inicial

Un conjunto casi nunca llega en ceros: hay apartamentos que ya venían debiendo. Si esa deuda no se carga, HolaJuntos empieza a contar desde cero y la cartera del conjunto desaparece de un día para otro. Esta pantalla la registra.

Dónde queda

Cartera y cuotas → pestaña Pagos y cartera → Cartera inicial.

Quién puede hacerlo

Ver la pantalla exige el permiso de registrar transacciones. Confirmar la carga y revertirla exigen el de gestionar transacciones (transactions.manage): crear la deuda de todo un conjunto no es lo mismo que registrar un pago, así que un usuario con permiso de registro ve el historial pero no el botón de confirmar.

Qué necesita tener a la mano

Tres datos por apartamento que deba algo:

Columna	Qué va
Unidad	El apartamento, escrito como está en la plataforma. No importan mayúsculas ni espacios de más.
Capital	La deuda propiamente dicha.
Intereses	Los intereses que la administración anterior ya había causado. Si no los tiene aparte, deje 0.
Vence desde	La fecha del cobro más antiguo sin pagar.

Por qué el capital y los intereses van separados

Porque el interés no vuelve a generar interés. Si mete los intereses dentro del capital, la plataforma empieza a cobrar mora sobre esos intereses, y eso no es cobrable. Al cargarlos aparte, el capital sigue generando mora desde su vencimiento y los intereses quedan quietos.

Si no sabe cuánto de la deuda son intereses, ponga todo como capital y deje intereses en 0: prefiera cobrar de menos a cobrar algo que después le van a discutir.

Para qué sirve "Vence desde"

De esa fecha salen dos cosas: en qué tramo aparece la deuda en el informe de edades (1-30, 31-60, 61-90, más de 90 días) y desde cuándo corre la mora. Ponga la fecha del cobro más viejo que el apartamento no ha pagado, no la de hoy.

Paso a paso

1. Entre a Pagos y cartera → Cartera inicial y descargue la plantilla.
2. Escriba una fila por apartamento que deba algo. Los que están al día no van.
3. Cargue el archivo (Excel o CSV).
4. Revise la vista previa: muestra el total de capital, el de intereses y el estado de cada fila.
5. Si hay filas en rojo, corrija el archivo y vuelva a cargarlo. No se carga nada hasta que el archivo entero esté bien.
6. Elija Confirmar carga.

Qué pasa después

Cada apartamento queda con uno o dos movimientos nuevos —"Saldo anterior" y, si los hubo, "Intereses causados por la administración anterior"—, y esa deuda aparece de inmediato en su estado de cuenta, en su cuenta de cobro, en el informe de edades y en el paz y salvo.

Errores comunes

• "No encontramos el apartamento X": el nombre no coincide con ninguno de la plataforma. Revise el listado de unidades y use el mismo nombre.
• "X aparece más de una vez en el archivo": junte las dos filas en una sola con el total.
• "X ya tiene cartera inicial cargada": ese apartamento ya se cargó antes. Si la carga anterior estaba mal, reviértala desde el historial y vuelva a subir el archivo corregido.
• "Una deuda que viene de antes no puede vencer en el futuro": revise la fecha; probablemente quedó el año equivocado.

Si se equivocó

En el historial, al final de la pantalla, cada carga tiene Revertir. La reversa anula la deuda con un contra-asiento por cada movimiento y pide el motivo. No borra nada: los movimientos originales se conservan como evidencia, y los apartamentos quedan libres para una carga corregida.

Un caso real

El conjunto llega con 120 apartamentos, 31 en mora. La administración saliente entrega un Excel con una sola columna, "Deuda", que ya trae los intereses sumados.

La tentación es cargar esa columna tal cual como capital. Si lo hace, la plataforma empieza a cobrar mora sobre unos intereses que ya eran intereses, y el primer residente que revise su cuenta va a tener razón al reclamar.

Lo que funciona: pedirle a la administración anterior el corte separado —capital por un lado, intereses por otro—. Si no lo tiene o no lo entrega, cargue todo como capital con intereses en 0 y la fecha del cobro más viejo. Cobra un poco menos de lo que podría, pero cada peso que cobre lo puede sustentar.