Cargar los residentes desde un Excel

Cuando el conjunto ya tiene sus unidades, los residentes se cargan y se corrigen aparte: un archivo con una fila por persona en su unidad. Sirve para sumar a los que faltan y para poner al día celulares, correos, documentos y roles sin entrar ficha por ficha.

Dónde queda

Menú Unidades y residentes → Residentes → botón Cargar Excel o CSV. Se abre el bloque Cargar residentes desde Excel o CSV encima del listado.

Si el conjunto todavía no tiene unidades, ese botón te lleva a Unidades, a la carga inicial que recibe unidades y residentes en un mismo archivo: Cargar las unidades y los residentes desde un Excel.

Quién puede hacerlo

Quien pueda gestionar residentes: el administrador.

La plantilla sale con tus datos

El botón Descargar plantilla con tus datos entrega un Excel con una fila por cada residente en cada unidad. Si una persona vive en dos unidades, sale dos veces. Las columnas son:

Columna	Qué va
unidad	La unidad, escrita como está en la plataforma. Tiene que existir.
nombre_residente	Nombre de la persona.
celular	Su celular. Un celular colombiano de diez dígitos recibe el 57 solo.
correo	Su correo.
rol	Propietario, Arrendatario, Administrador de la propiedad o Residente.
tipo_documento	CC, CE, NIT o Pasaporte.
documento	El número del documento. Va junto con el tipo.

Si todavía no hay residentes, el botón se llama Descargar plantilla y el archivo trae filas de ejemplo.

Paso a paso

1. Pulsa Descargar plantilla con tus datos.
2. En el Excel, corrige lo que haga falta y agrega una fila por cada persona nueva.
3. Carga el archivo (Excel .xlsx o CSV). La plataforma lo revisa y todavía no guarda nada.
4. Lee el resumen: residentes nuevos, residentes a actualizar y asignaciones nuevas. Debajo, la tabla Datos que se van a actualizar muestra cada cambio con su valor de Antes y el de Ahora: un celular nuevo, un correo corregido, un rol distinto.
5. Pulsa Confirmar carga. Se guarda todo junto, o nada si algo falla.

Cómo se reconoce a cada persona

• Primero por su documento.
• Si no tiene documento, por su celular o su correo con el mismo nombre.
• Si tampoco, por su nombre dentro de la misma unidad. Así se le puede cambiar el celular a alguien que no tiene documento registrado.

Si no se reconoce, se crea una persona nueva y se le asigna la unidad.

Reglas de la carga

• La unidad tiene que existir. Una fila con una unidad que no está en el conjunto es un error de esa fila y detiene la carga: esta carga no crea unidades. Revisa cómo está escrita o créala en Unidades.
• Una celda vacía no borra. Si dejas vacío el correo o el rol, se conserva el que ya estaba.
• Lo que no viene en el archivo no se borra. Una persona que no aparece sigue igual. Para retirar a alguien de una unidad, hazlo desde su ficha.
• El rol se actualiza. Si alguien pasa de arrendatario a propietario, cámbialo en su fila.
• El nombre solo se corrige si la persona tiene documento. Un celular que llega con otro nombre no le cambia el nombre a nadie —puede ser el de un familiar—: queda una alerta.
• Un celular o correo que ya es de otra ficha no se le pasa a nadie. La persona conserva el que tiene y la fila queda con una alerta.
• No se tocan las unidades. Si el archivo trae columnas de coeficiente o área, se ignoran.

Esta carga no envía mensajes ni pide consentimientos. Las personas nuevas quedan con el consentimiento pendiente; cambiar el celular de alguien no le borra el consentimiento que ya dio, igual que cuando lo cambias a mano en su ficha.

Errores comunes

• Escribir la unidad distinto a como está en la plataforma. «T1 101» no es «Torre 1 - Apto 101». Copia la columna de la plantilla en vez de escribirla.
• Borrar una celda esperando que se borre el dato. Una celda vacía deja el valor que ya está.
• Quitar una fila esperando que la persona salga de la unidad. Lo que no viene en el archivo no se toca: para eso está la ficha de la persona.