Cargar las unidades y los residentes desde un Excel

El primer día nadie registra 120 apartamentos uno por uno. Esta carga hace el trabajo de una vez: un solo archivo con las unidades, sus coeficientes y las personas que viven en cada una.

Dónde queda

Menú Unidades → botón Cargar Excel o CSV. Se abre el bloque Carga inicial desde Excel o CSV, encima del listado.

Desde Residentes hay un botón con el mismo nombre que lleva a esta misma pantalla: es la misma carga, no son dos.

Quién puede hacerlo

Quien pueda gestionar unidades: el administrador.

Qué archivo acepta

• Excel (.xlsx) o CSV. Nada más. Si tienes un .xls antiguo, ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx.
• Hasta 5.000 filas y hasta 5 MB. Si el conjunto es más grande, divídelo en varios archivos y cárgalos uno tras otro.
• Del Excel se lee la primera hoja, y su primera fila son los encabezados. Si la hoja empieza con un título o con el logo del conjunto, bórralos: la primera fila tiene que ser la de los nombres de columna.

El botón Descargar plantilla te entrega un archivo con los encabezados correctos y tres filas de ejemplo. Es la forma más rápida de no equivocarse.

El archivo no se sube ni queda guardado en la plataforma: tu navegador lo lee y solo viajan los datos de las filas.

Las columnas

Solo la columna de la unidad es obligatoria; el resto se puede dejar vacío o ni siquiera existir en el archivo.

Columna	Obligatoria	Qué va	También la reconoce como
unidad	Sí	El apartamento, casa o local, como lo conoce la gente del conjunto.	Apartamento, Inmueble, Identificación
referencia_pago	No	La referencia con la que el banco identifica el pago de esa unidad.	Referencia, Código de pago
coeficiente	No	El coeficiente del reglamento, como fracción: 0,0125.	Coeficiente de copropiedad
area_m2	No	El área privada.	Área, Área privada
nombre_residente	No	Nombre de la persona.	Residente, Nombre
celular	No*	El celular de esa persona.	Teléfono
correo	No	Su correo.	Email
rol	No	Propietario, Arrendatario, Administrador de la propiedad o Residente.	Relación
tipo_documento	No	CC, CE, NIT o Pasaporte.	—
documento	No	El número del documento.	Cédula, NIT

No importan las mayúsculas, las tildes ni los guiones bajos de los encabezados: "Área m²", "area_m2" y "AREA M2" son la misma columna. Lo que sí importa es que la columna de la unidad esté; sin ella la plataforma responde "No encontramos la columna Unidad. Descarga la plantilla para conservar los encabezados." y no revisa nada más.

*El celular es obligatorio en cuanto escribes cualquier dato de la persona. Si la fila trae nombre, correo o rol pero no celular, la carga se detiene: sin celular la persona no puede entrar al portal ni recibir nada, así que no se crea a medias. Una fila puede traer solo la unidad, sin ninguna persona; eso sí se acepta.

Una fila por persona

Si un apartamento tiene tres residentes, van tres filas con el mismo nombre de unidad. La unidad se crea una sola vez y las tres personas quedan asociadas a ella.

Por eso el nombre de la unidad tiene que ser idéntico en las tres filas. Y por eso, si dos unidades distintas se llaman igual —los ocho "LOCAL" de un centro comercial—, se van a fundir en una sola: dale a cada una su propio nombre antes de cargar.

Cómo se escriben los números y los celulares

• Coeficiente. Va como fracción entre 0 y 1. Si tu archivo viene en porcentaje, puedes escribir 0,0125 o escribir 1,25% con el signo: con el signo se convierte solo.
• Decimales. Da igual la coma o el punto: 72,5 y 72.5 se leen igual.
• Celular. Escríbelo como esté; la plataforma le quita espacios, paréntesis y guiones. A un celular colombiano de diez dígitos que empieza por 3 le pone el 57 adelante. A cualquier otro número lo deja tal cual, así que un fijo o un número extranjero escríbelo con su indicativo.
• Rol. Si lo dejas vacío, la persona queda como Residente (ocupante), que no recibe la cuenta de cobro. Si el archivo trae propietarios, escríbelo.
• Documento. Tipo y número viajan juntos: uno sin el otro es un error. No se adivina el tipo.

Paso a paso

1. Entra a Unidades y pulsa Cargar Excel o CSV.
2. Pulsa Descargar plantilla y vacía ahí los datos del conjunto, una fila por residente.
3. Carga el archivo. La plataforma lo revisa y te muestra el resultado; todavía no se guarda nada.
4. Lee el resumen: cuántas unidades nuevas, cuántos residentes nuevos, cuántas asignaciones nuevas y cuántos datos ya registrados.
5. Si hay errores, corrige el archivo y vuelve a cargarlo.
6. Cuando el resumen cuadre, pulsa Confirmar carga.

La carga añade, nunca reemplaza

Esto es lo más importante de entender antes de confirmar:

• Una unidad que ya existe se conserva tal como está. El coeficiente, el área y la referencia de pago del archivo no la modifican. Verás el aviso "La unidad ya existe; se conservarán sus datos actuales." Los residentes nuevos del archivo sí se le asocian.
• Una persona que ya existe se conserva tal como está —se reconoce por el celular—, y se le añade el vínculo con la unidad si aún no lo tenía.
• Un vínculo que ya existe conserva su rol. Si el archivo dice "Propietario" y en la plataforma esa persona figura como arrendataria de esa unidad, el rol no cambia: el aviso lo dice y el cambio lo haces a mano.

Así que esta pantalla sirve para arrancar y también para añadir después: un edificio nuevo, una torre entregada, treinta residentes que faltaban. Lo que no hace es corregir lo que ya está cargado.

Los residentes que se crean quedan con el consentimiento pendiente. Esta carga no manda ningún mensaje ni pide consentimientos: eso se hace después, desde Residentes.

El aviso de los coeficientes

Al terminar la revisión, la plataforma suma todos los coeficientes del conjunto —los que ya estaban y los que trae el archivo— y, si no dan 100%, avisa algo así:

Al terminar esta carga los coeficientes suman 98,7000% y deben sumar 100%. Puedes guardar igual, pero no podrás generar cuotas por coeficiente hasta que estén todas las unidades.

Es un aviso, no un bloqueo: una migración puede ir por partes y es legítimo cargar la mitad hoy y la otra mitad mañana. Pero el día que intentes generar cuotas por coeficiente con la suma incompleta, no vas a poder. Acepta una diferencia mínima por redondeo, de hasta tres décimas de punto.

Cuando el archivo trae errores

Un solo error detiene toda la carga. No entran las filas buenas y se quedan fuera las malas: no entra nada. La pantalla lo dice así: "Corrige 7 datos antes de guardar. Ninguna fila fue importada." Y muestra una tabla con la fila, el campo y qué corregir; si hay más de 30 errores, muestra los primeros 30 para que arranques por ahí.

Los mensajes que más vas a ver:

• "El coeficiente va como fracción entre 0 y 1. Tu archivo parece venir en porcentaje: escribe 0,1358 en vez de 13,58, o añade el signo % a la celda y se convierte solo." El caso más común de todos: el reglamento trae porcentajes y el archivo se copió tal cual.
• "Hay 8 filas llamadas «LOCAL» con coeficientes distintos. Si son unidades diferentes, dale a cada una su propio nombre: las filas con el mismo nombre se cargan como una sola unidad."
• "La misma unidad aparece escrita de formas distintas. Usa un solo nombre." Casi siempre son espacios de más en una de las filas.
• "El celular debe ir en formato internacional, solo dígitos (por ejemplo 573001234567)."
• "El correo del residente no es válido. Revisa que el dominio tenga un punto y no una coma (por ejemplo, hotmail.com)." La coma en vez del punto es el error de digitación número uno.
• "El celular ya está registrado a nombre de Ana Pérez. No se cambiará desde una carga masiva." Ese número ya existe en el conjunto con otro nombre. Corrige el archivo o cambia el nombre desde la ficha de la persona.
• "Este celular corresponde a un residente archivado. Reactiva su ficha para conservar el historial." Volvió alguien que se había ido. Reactívalo desde Residentes en vez de crearlo otra vez, o pierdes su historial de cartera.
• "Este celular aparece con nombres distintos. Corrige la información antes de continuar." El mismo número escrito para dos personas dentro del archivo.
• "La referencia 101 ya pertenece a Torre 1 - Apto 101." o "La misma referencia de pago aparece en unidades distintas." Dos unidades no pueden compartir referencia: es lo que identifica el pago en el banco.
• "Usa Propietario, Arrendatario, Administrador de la propiedad o Residente."
• "Usa CC, CE, NIT o Pasaporte.", "Falta el número de documento.", "Falta el tipo de documento."
• "La fila 14 tiene un área que no se puede leer." Hay texto donde debía ir un número.

Un caso real

El conjunto entrega un Excel de la administración anterior con 120 apartamentos. La primera carga devuelve 120 errores idénticos: los coeficientes vienen en porcentaje, como los trae el reglamento.

Se arregla en un minuto, y hay dos formas: dividir la columna entre 100, o dejarla como está y añadirle el signo % a las celdas. Cualquiera de las dos y la carga pasa.

La segunda carga trae un aviso distinto: ocho filas se llaman "LOCAL" con coeficientes diferentes. Son ocho locales comerciales y el archivo nunca los distinguió. Si eso pasara sin aviso, los ocho se cargarían como una sola unidad y siete coeficientes desaparecerían sin ruido —y el conjunto cobraría de menos todos los meses sin saber por qué—. Se nombran "Local 1" a "Local 8" y entran los ocho.

La tercera carga entra limpia, con un aviso al final: los coeficientes suman 99,2%. Falta la portería, que en el reglamento también tiene coeficiente. Se agrega y ahí sí suman 100%.

Qué pasa después

• Las unidades entran en el cobro del próximo período según su coeficiente.
• Los residentes quedan creados con el consentimiento pendiente; el enlace del portal y los avisos llegan cuando se les pida el consentimiento desde Residentes.
• Lo que quedó incompleto —un correo que faltaba, un documento— se termina de llenar a mano en la ficha de cada unidad o de cada persona.

Errores comunes

• Cargar los coeficientes en porcentaje. Es el error que aparece en casi toda primera carga.
• Repetir el nombre de la unidad para unidades distintas. "LOCAL", "PARQUEADERO", "DEPÓSITO": todas las filas con el mismo nombre se cargan como una sola unidad.
• Esperar que la carga corrija lo que ya está. Si la unidad o la persona ya existen, el archivo no las modifica. Para corregir un coeficiente mal cargado, hay que entrar a la unidad.
• Escribir el nombre del residente y dejar el celular vacío. La fila entera se rechaza. Si no tienes el celular, deja vacíos todos los datos de la persona y carga solo la unidad.
• Un fijo o un número extranjero sin indicativo. El 57 solo se agrega automáticamente a los celulares colombianos de diez dígitos que empiezan por 3.