Cobrar el canon de arrendamiento de un local

En un centro comercial o una plaza de comidas la administración no se reparte por coeficiente: cada local tiene una tarifa pactada en su contrato, y muchas veces la copropiedad también le arrienda el local y le cobra el canon con su IVA. Las dos cosas caben en la misma cuenta de cobro, cada una en su renglón.

Hoy el canon se cobra cuando la copropiedad es la arrendadora, es decir cuando el dinero del arriendo es de la copropiedad. Si una inmobiliaria administra inmuebles de terceros, el arriendo no pasa por aquí: mira Administrar una unidad como inmobiliaria.

Dónde queda

• La tarifa de cada local: menú Cartera y cuotas → pestaña Configuración → Reglas de cobro.
• El canon y su IVA: pestaña Cobrar → Cobros periódicos.

Quién puede hacerlo

Solo quien tenga el permiso de registrar transacciones: administrador y contador. El consejo ve la cartera pero no configura tarifas ni cánones.

Paso 1: cobrar la administración por unidad

1. Cartera y cuotas → Configuración → Reglas de cobro.
2. En Cómo se cobra la cuota, elige Tarifa por unidad definida por administración.
3. Aparece la lista de todas las unidades. Escribe la tarifa mensual pactada de cada una.
4. Guardar configuración.

Úsalo solo si el contrato o el reglamento facultan a la administración para fijar la tarifa de cada local. No reemplaza una decisión de asamblea para los otros modos de cobro: por eso, en este modo la pantalla no pide un soporte de aprobación y no ofrece el incremento anual — cada tarifa se sube una por una, para no pisar el valor pactado de un contrato con un porcentaje general.

Hay que llenarlas todas. Si una sola unidad queda sin tarifa, el cobro del mes no se genera para nadie: la plataforma lo rechaza y te dice qué unidades faltan. Un local exento se escribe con 0, que es una exención explícita; dejarlo en blanco no se puede guardar. Ojo: una unidad en 0 no sale con renglón de administración en su cuenta de cobro, simplemente no tiene ese cargo.

Paso 2: registrar el canon con su IVA

1. Cartera y cuotas → Cobrar → Cobros periódicos.
2. Elige la unidad.
3. En Concepto, elige Canon de arrendamiento.
4. Escribe una descripción que el arrendatario reconozca (el nombre del local, por ejemplo).
5. En Canon mensual antes de IVA, escribe el canon pactado sin el impuesto.
6. En IVA sobre el canon (%), escribe la tasa. 0% es válido.
7. Agregar cobro.

El IVA se calcula sobre el canon y aparece como renglón independiente, nunca escondido dentro del canon. Confirma la tasa con quien factura antes de guardar: teclear 18,99% en lugar de 19% no lo detecta nadie, y a fin de mes cada local queda cobrado con unos pesos de diferencia. Solo el canon admite IVA automático; los demás conceptos periódicos (parqueadero, caldera, otro) se guardan sin impuesto.

Paso 3: la vigencia

Desde y Hasta son meses, y los dos son opcionales:

• Sin fechas, el cobro se repite todos los meses hasta que lo desactives.
• Con Desde, empieza a cobrarse en ese mes; los meses anteriores no lo llevan.
• Con Hasta, se detiene solo ese mes. No hay que acordarse de borrarlo cuando termine el contrato.

Un cobro que ya no aplica y que además fue un error se retira con un motivo escrito: queda como evidencia histórica y no se puede volver a editar. Si el contrato se renueva con otro valor, lo normal es editar el cobro (el valor nuevo aplica a los meses que se generen desde entonces; los ya generados no cambian) o cerrar el actual con Hasta y crear el nuevo con su Desde.

Qué sale en la cuenta de cobro

Cuando generas el cobro del mes, el local recibe un renglón por cada cosa:

• Cuota de administración del mes, por su tarifa.
• Canon de arrendamiento del mes.
• IVA sobre el canon.
• Agua, gas o energía, si tiene medidor y hay lectura del mes.
• Interés de mora, si venía debiendo.

El estado de cuenta los muestra separados y el desglose por concepto los suma aparte, así que se puede saber cuánto del mes es administración y cuánto es arriendo. El total es uno solo: el link de pago en línea cobra todo el saldo de la unidad, no un renglón suelto.

El canon devenga mora igual que la administración. Es un cargo con vencimiento como cualquier otro: si no se paga, causa interés a la tasa del conjunto. Y un pago parcial se imputa primero a los intereses y después a los cargos más antiguos, sin distinguir concepto: quien abona a medias no escoge si está pagando su arriendo o su administración.

Quién recibe la cuenta de cobro

• El propietario de la unidad, siempre.
• El administrador de la propiedad, si la unidad tiene uno registrado.
• El arrendatario, cuando la cuenta lleva canon de arrendamiento: la recibe automáticamente, aunque tengas apagada la casilla «Enviar la cuenta de cobro también al arrendatario». Es él quien debe el arriendo; no tendría sentido cobrárselo sin mandársela. Esa casilla sigue gobernando las demás cuentas, las que no llevan canon.

Un caso real

Una plaza de comidas con nueve locales arrendados por la copropiedad:

1. Reglas de cobro → Tarifa por unidad: se escribe la tarifa de administración de los nueve locales, más las de los locales vacíos (en 0 mientras no haya arrendatario).
2. Cobros periódicos: por cada local, un Canon de arrendamiento con el valor del contrato y 19% de IVA. El contrato de uno vence en diciembre, así que se le pone Hasta 2026-12.
3. Cobrar → Cobro mensual → período octubre 2026 → Generar cuotas.
4. Cada local queda con tres renglones —administración, canon e IVA— y su total. Al enviar, la cuenta le llega al propietario del local y al arrendatario.
5. En diciembre el canon de ese local se cobra por última vez. En enero deja de salir sin que nadie toque nada.

Errores comunes

• Dejar una unidad sin tarifa. No falla solo esa unidad: se bloquea la generación completa del mes. Revisa la lista de arriba abajo antes de generar el primer mes.
• Meter el IVA dentro del canon. Escribe el canon antes de impuesto y la tasa aparte. Si los sumas a mano, el renglón de IVA no existe y la cifra no le sirve a quien factura.
• Teclear la tasa de IVA con un dígito de más. 18,99% pasa la validación —cualquier valor entre 0% y 100% es válido— y produce un cobro mal liquidado. Confírmala con quien factura.
• Esperar el incremento anual. En este modo no existe: las tarifas comerciales se cambian una por una, porque cada una es un contrato.
• Cobrar el arriendo de inmuebles que no son de la copropiedad. Registra aquí solo los cánones que esta administración está autorizada a recaudar, y que son ingreso de la copropiedad.