Administrar una unidad como inmobiliaria

Cuando el dueño no vive en el conjunto y le entrega el apartamento a una inmobiliaria (o a un familiar que se lo administra), la administración la registra con la relación Administrador de la propiedad. Así la inmobiliaria recibe lo que necesita para cobrar el arriendo y pagar la cuota, sin quitarle al propietario lo que la ley le reserva.

Dónde queda

tuconjunto.holajuntos.co/mi, igual que cualquier residente. Se entra con el celular o el correo que la inmobiliaria le dio a la administración. También puede escribirle a Mateo por WhatsApp.

Quién puede hacerlo

La persona o empresa que la administración registró como administrador de la propiedad de la unidad. Si la inmobiliaria administra varios apartamentos del mismo conjunto, la administración la asocia a cada uno y todos quedan en el mismo portal.

Qué puede hacer

• Ver el estado de cuenta de la unidad: lo que se debe, por concepto, y los movimientos.
• Recibir la cuenta de cobro cada mes, los recordatorios de pago y los avisos de mora.
• Pagar en línea o reportar un pago, si el conjunto lo tiene habilitado.
• Radicar PQRS sobre la unidad (una filtración, un cobro que no cuadra).
• Recibir los avisos de sanción que se abran contra la unidad, para enterarse a tiempo.
• Leer comunicados, documentos y encuestas del conjunto.

Qué sigue siendo del propietario

• La responsabilidad legal de la cuota. La inmobiliaria paga a nombre del dueño; si no paga, la deuda es de la unidad y del propietario.
• El voto en asamblea. La inmobiliaria solo vota si lleva un poder del propietario y la mesa de registro lo valida.
• El paz y salvo, que se expide a nombre del propietario.

La inmobiliaria no reserva zonas comunes: quien vive en la unidad es el arrendatario, y es él quien reserva el salón o la BBQ desde su propio portal.

Un caso real

Inmobiliaria Los Andes administra el 502 de la Torre 2. El dueño vive en otra ciudad y el apartamento está arrendado a una familia.

1. La administración registra al propietario, a la inmobiliaria como administrador de la propiedad y a la familia como arrendatarios, los tres en el 502.
2. El día que se generan las cuotas, la cuenta de cobro le llega al propietario y a la inmobiliaria.
3. La inmobiliaria cruza el valor con el arriendo del mes, paga en línea desde el portal y el pago queda en los movimientos del 502.
4. En marzo se convoca la asamblea: el dueño le firma un poder a la inmobiliaria, que lo presenta en la mesa de registro y vota por el 502.

Qué pasa cuando termina el contrato

Cuando el propietario deja de trabajar con la inmobiliaria, hay que avisarle a la administración para que quite ese vínculo de la unidad. Mientras siga registrada, la inmobiliaria seguirá recibiendo la cuenta de cobro y viendo el saldo del apartamento.

Errores comunes

• Pedir que registren a la inmobiliaria como propietaria. Le daría voto y el paz y salvo a su nombre, y el dueño real desaparecería del censo. La relación correcta es administrador de la propiedad: los avisos de cobro llegan igual.
• No dejar al arrendatario registrado. Sin él, nadie que viva en la unidad puede reservar zonas comunes ni recibir los avisos de paquetes y visitas.