Completar los datos del conjunto

Estos datos no son decorativos: salen impresos en las cuentas de cobro, en los recibos de caja y en el informe financiero que se lleva a la asamblea.

Dónde queda

Ajustes (arriba, junto a tu nombre) → Datos del conjunto.

Quién puede hacerlo

El administrador.

Paso a paso

1. Entra a Datos del conjunto.
2. Completa el nombre legal y el NIT tal como figuran en el certificado de existencia y representación.
3. Sube el logo: aparecerá en los documentos que reciben los residentes.
4. Revisa la dirección y escribe la ciudad.
5. Llena el contacto de la administración: correo, teléfono y horario de atención. Basta con el correo o el teléfono; el horario es opcional.
6. En el bloque Representante legal, quien ejerce la representación legal marca Confirmo que soy el representante legal vigente y pulsa Declararme representante legal, con su propia sesión.

Qué pide la guía para dar estos datos por completos

En la Guía de configuración, el paso Datos del conjunto queda listo solo cuando el conjunto tiene NIT, dirección, ciudad, número de bienes privados y un contacto de la administración (correo o teléfono). Mientras falte algo, la guía dice exactamente qué: por ejemplo, Falta: ciudad, contacto de la administración.

El NIT, la ciudad y el contacto salen en la cuenta de cobro y en el estado de cuenta; por eso los pide la guía y también la activación del conjunto.

El representante legal

Es un paso aparte en la guía, y también obligatorio. El representante legal firma los paz y salvo oficiales y su nombre figura como administrador en la cuenta de cobro (artículo 51 de la Ley 675).

• Lo declara la misma persona, entrando con su cuenta. Tener el rol de administrador en la plataforma no lo convierte a nadie en representante legal: el nombramiento lo hace la copropiedad.
• Solo puede declararse quien tiene permiso para gestionar el equipo. Si el representante legal no tiene cuenta, invítalo primero desde Equipo.
• Si cambia el representante legal, la persona nueva entra y se declara; desde ese momento los paz y salvos los firma ella.

El contacto de la administración

Estos tres datos salen en un renglón del encabezado de la cuenta de cobro, del estado de cuenta y del correo con que se envía la cuenta de cobro, así:

Administración: Marta Lucía Rojas · administracion@losalmendros.co · +57 300 123 4567 · Horario: Lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

• El nombre es el del representante legal declarado del conjunto; no se escribe aquí.
• Solo salen los datos que llenes. Si no hay correo, teléfono ni horario, el renglón no se imprime.
• El teléfono puede ser un celular o el fijo de la oficina, escrito como quieras (con espacios, guiones o el indicativo): se guarda en un solo formato y se imprime legible.
• Mateo también los conoce: cuando un residente le pregunta por WhatsApp cuál es el correo o el teléfono de la administración, le responde con estos datos.
• Es distinto del correo de privacidad y datos personales, que es el canal para pedir acceso, corrección o revocatoria de los datos personales. Pueden ser el mismo buzón, pero se llenan por separado.

Si el conjunto llegó a HolaJuntos con acompañamiento de nuestro equipo, el correo (y el teléfono, si se dio) ya vienen llenos con lo que se acordó al abrir el expediente. Revísalos: si la administración cambió de buzón, corrígelos aquí.

Un caso real

Un administrador escribe el nombre "como lo conoce la gente": Conjunto Los Almendros. En el certificado de existencia dice Conjunto Residencial Los Almendros Propiedad Horizontal.

Parece un detalle hasta que una unidad en cobro jurídico objeta la cuenta de cobro porque el nombre que aparece en el documento no coincide con el del NIT. Es un tecnicismo, pero es el tipo de tecnicismo con el que se ganan tiempo los deudores.

Lo mismo con el NIT: va con su dígito de verificación, como en el RUT.

El logo no es decoración: es lo que hace que la cuenta de cobro que le llega al residente por WhatsApp se vea como del conjunto y no como un mensaje sospechoso. En un conjunto donde acaban de digitalizarse, eso reduce a la mitad las llamadas de "¿esto es real?".

Qué pasa después

Todo documento que genere el sistema sale con esos datos.

Errores comunes

• Escribir el nombre "como lo conoce la gente" en vez del nombre legal: una cuenta de cobro con un nombre que no coincide con el NIT es fácil de objetar.
• Dejar la ciudad en la dirección ("Calle 1 # 2-3, Bogotá") y el campo Ciudad vacío: la guía y la activación siguen pidiéndola, porque la ciudad se imprime aparte.
• Poner el correo personal de quien administra como correo de la administración. Sale impreso en cada cuenta de cobro: cuando esa persona se va, los residentes siguen escribiéndole a ella. Usa un buzón del cargo, no de la persona.