Poner en marcha el conjunto
La guía de configuración que lleva paso a paso desde el conjunto vacío hasta el primer cobro, con el estado de cada requisito.
La guía de configuración es la lista de lo que falta para que el conjunto opere. Va marcando lo que ya está y lo que no, para que nadie tenga que adivinar el orden.
Dónde queda
Menú Inicio → Guía de configuración.
Quién puede hacerlo
El administrador.
El orden que funciona
- Administracióncompleta los datos del conjunto (nombre legal, NIT, ciudad, contacto, logo)
- Administraciónel representante legal se declara con su propia sesión
- Administracióncarga las unidades con sus coeficientes
- Administraciónregistra a los residentes con celular y correo
- Administraciónconfigura las reglas de cobro, el pronto pago y las formas de pago
- HolaJuntosvalida canales y activa el conjunto
- Administracióngenera el primer cobro del mes
Qué pide cada paso
Tu conjunto
- Datos del conjunto: NIT, dirección, ciudad, número de bienes privados y un contacto de la administración (correo o teléfono). Si falta algo, la guía lo dice debajo del paso, por ejemplo Falta: ciudad, contacto de la administración.
- Logo del conjunto (opcional).
- Representante legal: obligatorio. Firma los paz y salvo oficiales y figura como administrador en la cuenta de cobro (art. 51, Ley 675). Se declara en Datos del conjunto, con la sesión de quien ejerce el cargo.
- Unidades.
Cómo cobras
- Modo de cuota.
- Descuento por pronto pago (opcional). Si la asamblea aprobó descuento por pronto pago, se configura en Cuotas → Configuración: sale en cada cuenta de cobro y se aplica solo. Si el conjunto no da descuento, abre el menú del paso y elige No usamos descuento: la guía lo registra como respuesta y no te lo vuelve a pedir.
- Coeficientes, Medio de pago e Intereses de mora.
Tu gente y ¡El primer cobro! cierran la guía: residentes, equipo, y generar y enviar la primera cuenta de cobro.
Los pasos opcionales no cuentan para el porcentaje mientras no los hagas, así que omitirlos no deja la guía a medias.
Un caso real
Un administrador entra el lunes con el conjunto recién creado y quiere cobrar el 1 del mes siguiente. Dos semanas alcanzan de sobra si se sigue el orden:
Semana 1 — Datos del conjunto (nombre legal y NIT tal como están en el certificado, ciudad y contacto de la administración), la declaración del representante legal, las 120 unidades con sus coeficientes sumando 100%, y las formas de pago.
Semana 2 — Los residentes, con celular y correo correctos. Este es el paso que más se subestima: cada dato mal escrito es un residente que después no recibe su cuenta de cobro y llama a preguntar. Vale la pena confirmarlo con la copia del último recibo o con el mismo residente.
Antes de cobrar — Se revisa que la guía no tenga pendientes y HolaJuntos hace la validación final de canales. Cuando el conjunto queda activo, se genera el primer cobro.
El error clásico: registrar residentes antes que unidades. Como cada persona se asocia a una unidad, sin unidades hay que volver a hacer el trabajo entero.
Qué pasa después
- Para activar el conjunto, HolaJuntos también revisa que estén la ciudad, el contacto de la administración y el representante legal declarado. Si falta alguno, aparece en el bloque Activación del conjunto de esta pantalla con un botón para completarlo.
- Cuando completas todo lo tuyo, el conjunto pasa a validación final de HolaJuntos: la verificación técnica y de los canales la hacemos nosotros, no tú.
- Te avisamos por correo cuando quede activo, y si falta corregir algo lo verás en esta misma pantalla.
Errores comunes
- Registrar residentes antes que unidades. Cada persona se asocia a una unidad, así que sin unidades hay que volver a hacerlo.
- Generar el primer cobro con los coeficientes sin revisar. Corregirlo después implica reversar el cobro completo y volver a emitirlo.