Controlar las cuentas por pagar

Registrar el gasto cuando ya se pagó responde "en qué se fue la plata". No responde la pregunta que uno se hace el día 3 del mes: "¿qué tengo que pagar y con qué?". Para eso están las cuentas por pagar.

Dónde queda

Finanzas → pestaña Cuentas por pagar.

Quién puede hacerlo

Ver las cuentas por pagar exige el permiso de consultar transacciones, que tienen también el consejo y la revisoría. Registrar, pagar y anular exigen el de registrar transacciones: administración y contador.

Lo más importante de entender

Registrar una factura no la convierte en gasto. El egreso entra al libro el día que se paga, no el día que llega la factura. Si entrara al registrarla, el informe del mes mostraría plata que todavía está en la cuenta, y el conjunto se vería más pobre de lo que es.

Por eso el flujo tiene dos momentos: registrar cuando llega la factura, marcar pagada cuando la plata sale.

Paso a paso

1. Entre a Finanzas → Cuentas por pagar.
2. Cuando llegue una factura, regístrela: proveedor, número, rubro, valor, cuándo se expidió y cuándo vence.
3. Use el mismo vocabulario de rubros que el presupuesto (aseo, vigilancia, ascensor…). Es lo que permite comparar después lo ejecutado contra lo presupuestado.
4. Cuando pague, pulse Marcar pagada. Ahí se crea el egreso en el libro, en ese rubro y con el número de factura como soporte.

Lo que muestra arriba

Tres cifras: por pagar (todo lo pendiente), ya vencido (lo que se pasó de fecha) y cuántas facturas hay pendientes. "Vencida" se calcula de la fecha, no de un estado que alguien tenga que actualizar: una factura pagada nunca aparece vencida aunque su fecha haya pasado.

Lo que no deja hacer

No se puede registrar dos veces la misma factura del mismo proveedor. Es la protección contra el error que de verdad cuesta: pagarla dos veces.

No se puede pagar dos veces. Una factura ya pagada movió el libro; volver a pagarla duplicaría el egreso del mes.

Anular no sirve para deshacer un pago. Si ya se pagó y hubo un error, hay que reversar el egreso en Movimientos, que deja el contra-asiento como evidencia. Anular es para la factura que llegó mal, se devolvió al proveedor o se registró por equivocación.

Un caso real

Llega la factura del ascensor por $1.800.000 con vencimiento a 30 días. El administrador la paga el mismo día que llega, porque "así no se le olvida".

El problema aparece a fin de mes: pagó el ascensor de octubre dentro de septiembre, y el informe de septiembre muestra un sobrecosto en mantenimiento que nadie entiende. Además perdió 30 días de liquidez que el conjunto podía necesitar para una urgencia.

Registrándola y pagándola cuando toca, la plata se queda en la cuenta hasta el vencimiento, el gasto cae en el mes correcto, y el tablero avisa antes de que se venza.