Entregar la administración del conjunto

En un conjunto nuevo, la constructora administra de forma provisional hasta entregar el 51 % de los coeficientes (Ley 675, art. 52). Después, la asamblea elige la administración definitiva y la constructora le entrega el conjunto. Lo mismo sirve cuando cambia el administrador de un conjunto que ya funcionaba.

La entrega en HolaJuntos hace tres cosas:

1. Genera el Informe de entrega de la administración (PDF).
2. Desactiva a los usuarios que salen y cierra sus sesiones.
3. Lo deja registrado en la auditoría, con el informe guardado tal como estaba ese día.

Dónde queda

Menú Usuarios y roles, botón Entregar la administración.

Quién puede hacerlo

Un administrador. Puede hacerlo quien sale (la constructora) o quien entra, si ya tiene su cuenta.

Paso a paso

1. Nuevo administrador. Si todavía no tiene cuenta, pulsa Invitar al nuevo administrador, escribe su nombre y correo y envía la invitación (sale con rol Administrador). Tiene que abrir el correo y activar su cuenta; mientras tanto aparece como «esperando que active su cuenta». Cuando la active, elígelo en la lista.
2. Quiénes entregan. Marca los usuarios que salen: la constructora y su equipo (auxiliares, contador de la obra, etc.). El nuevo administrador no puede estar en esa lista.
3. Si quieres, escribe observaciones para el informe: llaves, planos, pólizas o manuales que se entregan en físico.
4. Pulsa Descargar borrador del informe (PDF) y revísalo con el entrante. No cambia nada.
5. Pulsa Confirmar la entrega y escribe ENTREGAR para confirmar.

Qué trae el informe

• Datos del conjunto, fecha, quién entrega y quién recibe.
• Cartera: saldo de cada unidad, total por cobrar, total vencido y unidades en mora.
• PQRS: cuántas hay abiertas (y vencidas) y cerradas, con la lista de las abiertas.
• Documentos y actas cargados en la biblioteca (reglamento, manuales, actas).
• Censo: unidades, propietarios, residentes, arrendatarios, mascotas y vehículos.
• Equipos y activos de la bitácora, con la fecha hasta la que tienen garantía.
• El % de coeficientes entregados, si el conjunto registra la entrega de unidades.
• Espacio para las firmas de quien entrega y quien recibe.

Después de confirmar, el informe se vuelve a descargar desde Entregas anteriores, en esta misma página.

Qué pasa después

• Los usuarios que salen quedan inactivos y sus sesiones se cierran: no pueden volver a entrar. Si quien confirma está entre ellos, la página le avisa que descargue el informe antes de salir.
• El nuevo administrador queda como administrador activo. El conjunto nunca queda sin uno: no se puede confirmar si el entrante no tiene su cuenta activa.
• Si el representante legal declarado para el paz y salvo oficial era uno de los que salen, esa declaración se retira: el nuevo administrador debe declararse en Datos del conjunto → Representante legal antes de expedir uno. Ver Expedir el paz y salvo oficial.
• El cobro, los residentes y el historial del conjunto no cambian.

Errores comunes

• Confirmar antes de que el entrante active su cuenta. No se puede: primero tiene que activarla desde el correo de invitación.
• Desactivar a alguien que debía quedarse. Marca solo a quienes salen. Si te equivocas, el nuevo administrador puede reactivarlo desde Usuarios y roles.