Recibir reservas de particulares por QR

Hay conjuntos y plazas comerciales que alquilan el salón o la terraza a personas que no viven ahí. Esas personas no tienen cuenta en HolaJuntos y no necesitan tenerla: escanean un código QR, piden la zona y la administración decide.

Dónde queda

Menú Reservas. La bandeja Solicitudes de particulares está encima de la tabla de reservas y el botón Ver QR de reservas va en su cabecera. El código es el mismo para todo el conjunto: el particular escoge la zona dentro de la página.

Quién puede hacerlo

Administración y quien tenga el permiso de reservas ven la bandeja y el QR. Para aprobar o rechazar hace falta además el permiso de gestionar reservas: quien solo consulta ve la solicitud y su fecha de vencimiento, pero no los botones.

Antes de imprimir nada

En Zonas comunes, enciende Se puede alquilar a particulares en las zonas que de verdad se alquilan. La página del QR solo ofrece esas; si no hay ninguna encendida, quien escanee no encuentra qué pedir.

Paso a paso

1. Entra a Reservas por la dirección propia del conjunto (miconjunto.holajuntos.co) y pulsa Ver QR de reservas: se despliega la hoja con el código. Si entraste por otra dirección, la hoja te avisa y no muestra el código, para que el QR no lleve a un sitio equivocado.
2. Pulsa Imprimir y pon la hoja donde la vea quien pregunta: la portería, la cartelera, el aviso del local.
3. Cuando alguien envíe una solicitud, le llega un aviso a administración —en la campana y por correo— y la solicitud aparece en la bandeja.
4. Pulsa la fila para ver quién es: nombre, cédula, celular, correo y para qué quiere la zona.
5. Aprobar o Rechazar. Al rechazar, el motivo es obligatorio y se le envía al solicitante.
6. Listo: si aprobaste, portería ya lo ve. El alquiler aparece solo en su agenda del turno, con el nombre del particular y los cuatro últimos dígitos de su documento, para que puedan verificarlo en la puerta.

La franja queda apartada mientras decides

Desde el momento en que llega la solicitud, esa franja deja de estar disponible: ni un residente ni otro particular pueden pedirla. Así no pasa que dos personas crean tener el mismo salón el mismo día mientras la solicitud espera respuesta.

Por eso el plazo es corto: 72 horas, y nunca más allá del final de la franja pedida. Si nadie responde, la solicitud queda Vencida sin respuesta, la franja se libera sola y ya no se puede aprobar ni rechazar. Si el particular sigue interesado, que la vuelva a enviar por el QR.

La cuenta atrás está a la vista al abrir una solicitud pendiente («Vence el…»); las ya decididas o vencidas no la muestran, porque no tienen nada que contar. La cabecera de la bandeja dice cuántas hay sin responder, y si tienes puesto el filtro de zona de arriba avisa de que ese número es solo el de esa zona.

Nadie puede apartar más de tres franjas a la vez

Una misma persona —el mismo par de cédula y celular— puede tener como mucho tres solicitudes esperando respuesta en el conjunto. Al intentar la cuarta, la página le dice que ya tiene solicitudes en espera y que aguarde la respuesta por correo.

No es una protección contra nadie en particular: lo normal es que alguien envíe el formulario dos veces porque no supo si salió, y cada envío aparta una franja durante 72 horas y te manda un correo. El tope cuenta solo las que bloquean: en cuanto una se aprueba, se rechaza o vence, esa persona recupera el cupo. Si alguien te dice que no lo deja enviar y de verdad necesita otra franja, rechaza la que ya no le sirve y podrá pedirla enseguida.

El dinero

HolaJuntos no le cobra en línea al particular: el pago se acuerda por fuera. Cuando apruebes, la pantalla te ofrece registrar el ingreso con tres datos:

Campo	Qué se escribe
Valor del alquiler	Lo que el particular pagó. Viene precargado con el precio de la zona, que es el de los residentes: lo que se le cobra a un tercero se pacta aparte y se corrige aquí.
Fondo	A qué fondo entra la plata. Opcional.
Referencia del soporte	El recibo, la consignación o el contrato. Obligatoria si escribes un valor: sin ella el ingreso no se puede rastrear.

Si no vas a registrar ingreso, deja el valor vacío: la reserva se aprueba igual.

Ese dinero es un ingreso por alquiler de la copropiedad, no una expensa: no se le carga a la cartera de ninguna unidad y no aparece en el estado de cuenta de nadie.

Si al aprobar sale un aviso rojo que dice que el ingreso NO se registró, la reserva sí quedó aprobada, pero el dinero no entró en ningún libro (suele pasar cuando alguien archivó el fondo mientras se decidía). Hay que anotarlo a mano en Finanzas, en el formulario de movimientos: Tipo → Ingreso (viene en Egreso), categoría «Alquiler de zonas comunes» y otro fondo. Ese aviso se queda en pantalla hasta que lo cierres, justamente para que no se pase por alto.

Un caso real

El local de la esquina quiere la terraza un sábado para un lanzamiento. El dueño escanea el QR de la portería el lunes, llena el formulario y la administración recibe la solicitud.

Ese mismo lunes, un residente entra a su portal a pedir la terraza para ese mismo sábado a esa misma hora: no la encuentra libre. Antes de esta función los dos habrían creído tenerla, y el conflicto habría aparecido el sábado en la puerta.

El martes la administración cobra los $400.000 acordados por transferencia, aprueba la solicitud, escribe el valor y la referencia de la consignación, y el ingreso queda en el libro con su soporte.

El sábado, el turno de portería ya tiene el alquiler en su agenda: zona, hora, nombre del dueño del local y los cuatro últimos dígitos de su cédula. Le piden el documento en la puerta, el nombre y esos cuatro dígitos coinciden, y entra. Nadie tuvo que dejar un papel ni hacer una llamada.

Qué pasa después

• Al solicitante se le avisa por correo, siempre: por eso el correo es obligatorio en el formulario del QR. Recibe dos mensajes —el acuse de que la solicitud llegó y, después, la decisión—, los dos con un enlace para consultar el estado cuando quiera. Ese enlace caduca 30 días después de la fecha que pidió: le alcanza para ver el resultado y para enseñar la aprobación el día del evento, pero no se queda vivo para siempre en una bandeja de correo. Pasado el plazo la página responde que el enlace no corresponde a ninguna solicitud; la solicitud sigue en tu bandeja, lo que se apagó es el enlace. El WhatsApp se intenta también, pero hoy no llega: sin una plantilla aprobada por Meta no se le puede escribir a alguien que nunca nos escribió. No cuentes con él.
• Si aprobaste, la solicitud se queda en esta bandeja marcada Aprobada y la franja sigue comprometida: nadie más puede pedirla.
• Si rechazaste o si venció, la franja vuelve a quedar libre para todos.

Un alquiler aprobado sí llega a la agenda de portería, en una tabla propia —Alquileres a particulares— separada de las reservas de los residentes. No baja a la tabla de reservas de esta pantalla, que es de quienes tienen unidad: el particular no la tiene.

Portería ve de él zona, fecha, franja, el nombre de quien va a llegar y los cuatro últimos dígitos de su documento. Esos dos últimos datos van porque quien llega no vive en el conjunto y no hay unidad con la cual identificarlo: el turno tiene que poder pedirle la cédula en la puerta y contrastarla. El documento completo, su celular y su correo no salen a la agenda: con el nombre y cuatro dígitos se confirma igual de bien, y portería no lo contacta, lo identifica. Es el mismo recorte que ya se le aplica al personal de obra.

Y solo llega lo aprobado. Una solicitud pendiente, rechazada o vencida no autoriza a nadie a entrar y no aparece en ningún turno. Es lo mismo que pasa con las reservas de los residentes: la agenda del turno solo lleva instrucciones, no trámites en curso.

Lo que no deja hacer

• No cobra en línea ni le genera una cuenta de cobro al particular.
• No le crea cuenta ni portal: no entra a HolaJuntos.
• No hay un QR distinto por zona; es uno solo por conjunto.
• No le abre la puerta sola: portería ve el alquiler aprobado en su agenda, pero quien decide si esa persona entra sigue siendo quien está en la portería, documento en mano.
• No le escribe por WhatsApp: sin una plantilla aprobada por Meta ese canal no sale, y el solicitante nunca abrió una conversación con el conjunto. El correo es el canal real.
• No funciona si el servicio del conjunto está suspendido por falta de pago, ni si el conjunto no tiene contratado el módulo de zonas comunes: el QR pegado en la cartelera deja de abrir la página, igual que si la dirección no existiera. Es a propósito: recoger la cédula de un tercero para una solicitud que nadie va a poder atender es peor que no recogerla. Lo que sí sigue funcionando es el enlace de consulta de quien ya envió su solicitud: esos son sus datos y su respuesta, y no se le pueden cerrar por una cuenta pendiente que no es suya.

Errores comunes

• Sentarse sobre una solicitud. Mientras espera, esa franja está apartada y ningún residente puede usarla. Decidir rápido no es cortesía: es no tener el salón bloqueado por nada.
• Aprobar y no registrar el ingreso. El alquiler a un tercero no es expensa de ninguna unidad: si no se anota aquí o en Finanzas, no queda en ningún libro.
• Dejar la solicitud en el limbo y avisarle a portería de palabra. Lo que autoriza la entrada es la aprobación: solo lo aprobado llega a la agenda del turno. Un «ya le dije al portero» sobre una solicitud que sigue pendiente no figura en ninguna parte y no vale el día del evento.
• Imprimir el QR desde una dirección que no es la del conjunto. El código llevaría a otro sitio.