Autorizar una mudanza

Una mudanza sin control es la forma más común de que se dañe un ascensor o de que salgan cosas que no eran de quien se va.

Dónde queda

Menú Portería → Mudanzas, que abre la pestaña Mudanzas del Turno de portería. Ahí la administración ve dos partes: arriba, lo que portería registra hoy en la puerta; abajo, Solicitudes de mudanza, donde se aprueban y se cargan las personas autorizadas.

Quién puede hacerlo

Administración y quien tenga el permiso de mudanzas (el consejo, si el conjunto le delega la aprobación). El consejo entra al Turno solo por esta pestaña. Portería no ve las solicitudes ni los montos: ve las mudanzas ya aprobadas, de ayer a los próximos siete días, y registra en la puerta el camión y a cada persona.

Paso a paso

1. En Reglas de mudanzas del conjunto, define las condiciones: días y horarios permitidos, si exige paz y salvo, si hay depósito.
2. Cuando alguien se muda, crea la solicitud con Nueva solicitud de mudanza (o llega desde el portal del residente).
3. Revisa que cumpla las reglas y apruébala.
4. Abre Personal autorizado en la tarjeta de la mudanza para ver quién viene. Puedes agregar a alguien (nombre, documento opcional y si es cargador, conductor u otro) o quitarlo mientras la mudanza no esté cerrada. A quien ya entró no se le puede quitar: su ingreso queda como registro.

En la portería

El día de la mudanza, portería abre la pestaña Mudanzas del Turno y la mudanza aparece con su estado: Programada, En curso (el camión está adentro) o Terminada. Al abrirla ve la empresa, la placa, si usa el ascensor, las condiciones y si el depósito está pagado (sin montos).

1. Cuando llega el camión: Registrar ingreso del camión.
2. Por cada persona: Registrar ingreso al entrar y Registrar salida al irse. Del documento solo se ven los cuatro últimos dígitos, para compararlos con el que muestra la persona.
3. Si llega alguien que no está en la lista: Agregar persona. Queda marcado para la administración.
4. Cuando se va el camión: Registrar salida del camión, que termina la mudanza. Si alguien sigue adentro, su salida se registra cuando salga.

Un caso real

El apartamento 902 se muda el sábado. Pide autorización el martes.

Antes de aprobar se revisan tres cosas:

1. Horario. El reglamento permite trasteos de lunes a sábado de 8 a. m. a 5 p. m. El camión llega a las 9: cumple.
2. Paz y salvo. El 902 debe dos meses. Aquí es donde la mudanza deja de ser un trámite de portería: es la última oportunidad práctica de cobrar una cartera que se va del conjunto. Se condiciona la autorización al pago o a un acuerdo firmado.
3. Protección del ascensor. Si el conjunto lo exige, se recuerda al residente.

Aprobada, portería la ve en su agenda del sábado y sabe a quién dejar entrar sin llamar a nadie.

Lo que no conviene: aprobar "por esta vez" fuera de horario. La excepción se convierte en la norma en dos meses, y el vecino que sí respetó el horario reclama con toda la razón.

Qué pasa después

• Portería ve la mudanza con la placa, la empresa, las condiciones y si el depósito está pagado (sin montos), y anota la hora de entrada y salida del camión y de cada persona, con su nombre.
• Si llega alguien que no estaba en la lista, portería lo agrega en la puerta y en la ficha aparece con la insignia Agregado en portería. Revísalo: es una persona que nadie autorizó de antemano.
• Queda el registro de qué unidad se mudó y cuándo.

Errores comunes

• Aprobar fuera del horario permitido "por esta vez". La excepción se vuelve la regla y el vecino que la respetó reclama con razón.
• No cargar al personal. Portería tiene que anotar a cada uno en la puerta mientras el camión espera, y la lista de quién estuvo en el conjunto queda incompleta.
• No verificar el paz y salvo cuando el reglamento lo exige: es la última oportunidad de cobrar una cartera que se va del conjunto.